一圖看懂 Office 365 企業攻守全能好幫手

2019.06.18 08:01AM
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月付不到270元,就可以使用最便利的協同作業、雲端儲存空間跟大信箱,更別說還有搭載 AI 智慧功能的 Office 桌面版與線上應用程式,Office 365 商務進階版是當下最符合中小企業需求的雲端工作好麻吉。講到 Office ,大家一定會聯想到 Word、Excel、PowerPoint 這三款辦公室人人必備又必用的文書軟體,這次要介紹的是Office 365商務進階版,以下也有一圖看懂 Office 365 讓大家一探究竟。

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▲ 在 Office 365 商務進階版裡,更有微軟專為企業用戶開發的各種協作工具與雲端服務,包括 Microsoft Teams 團隊協作平台、OneDrive 個人雲端儲存空間、SharePoint Online公用雲端資料庫、Outlook企業信箱交談模式與資安防護功能,這些可是 Office 桌面軟體裡找不到的。

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▲ Office 365 就像是中古世紀的騎士,以及與騎士息息相關的生活情境。Office 全套軟體的共同編輯就像水晶球可以不受距離影響,能夠共同編輯 ; 騎士阻擋噴火龍如同 Office 365 的監測防護工具 ; 騎士間的並肩作戰在雲端也沒問題 ; 而中古世紀中也會有小精靈來輔助騎士將信件分類,把同主旨信件放一起,Office 365 企業信箱也一樣有這樣的智慧管理功能。

 

小圈圈自己劃 團隊交流最簡單

辦公室同事間的溝通聯繫還停留在 Email 或是便利貼小紙條的階段嗎?雖然這些溝通方式還是很方便,但是如果一不小心落掉重要訊息沒聯絡到的話,那可就非常麻煩了,不過現在只要透過 Microsoft Teams 就能建立自己的團隊合作中心,依照工作專案需要,自訂屬於自己團隊的獨立工作空間,再依照討論主題劃分頻道,並且在空間內進行線上溝通交談、存放工作檔案、分配任務等,不只溝通聯繫更順暢,共同作業效率也能大大提升。

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▲用 Microsoft Team 建立你的團隊小圈圈,工作聯繫、作業效率更加倍。

等不及使用 Office 365

 

雲端硬碟串連線上與線下 協作編輯彈指間

一般人想到 OneDrive,通常會認為不過又是一個存放檔案的網路硬碟罷了,但這可就錯了,因為 OneDrive 其實是 Office 365 商務進階版中生產力與協同工作的關鍵服務,不只能無縫整合雲端版 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 以及桌面版Office軟體,像是使用者可以在連線或是離線的狀態編輯檔案,更能與同事進行檔案分享、線上共同編輯,而且當 OneDrive 與 SharePoint Online 結合,更能讓使用者在個人與公用的雲端儲存空間輕鬆同步檔案,打造最流暢的協作編輯環境。

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▲透過 OneDrive 分享文件,可以讓同事共同協作編輯內容。

 

Outlook 企業信箱智慧好分類 升級更安全

每天打開電腦後,看著一封一封的Email不斷地灌進信箱來,除了要仔細看內容以外,常常更要花很多時間整理同樣主題的信件,但透過 Office 365 的 Outlook 企業信箱收信,「交談模式」功能會自動將同主旨的信件集合為一個對話串,讓你回溯追蹤事情真的超便利,除此之外,企業單位最怕的Email病毒附件或信件有害連結,也有Office 365 ATP(進階威脅防護)會主動掃描與隔離,加上可防止信件在無授權狀況下,被複製、列印或轉寄的Office 365 AIP(Azure資訊保護)功能,可以說是架起了一道超完美的企業資安防護網。

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▲ Outlook 企業信箱「交談模式」讓你快速掌握專案與事件進度。

 

Office 全面再進化 內建 AI 來幫你

Office 365 最新 Office 桌面端應用程式也提供更智慧的新功能,像是在用 PowerPoint 進行簡報設計時,透過 PowerPoint 「設計構想」功能就能搞定版面配置問題,例如簡報中想依照時間序說明,就先將時間序鍵入簡報,再讓AI人工智慧建議幾個適合呈現的版型,讓排版不再成為你簡報的致命傷,而且不只排版文字內容,就連圖片也能幫你仔細裁切編排,呈現使用者圖片想表達的重點。

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▲排版不求人,只要利用PowerPoint「設計構想」功能,文字或圖片都能提供完美排版構圖建議。

PowerPoint 的翻譯機器人對於語言能力較不足的工作者來說也是一大福音,能直接幫你翻譯一整份簡報的內容,圖裡面的字也會翻到,而且還不會跑版。在進行簡報的時候,還能搭配能直接翻譯口語為文字的口譯小幫手功能,讓你不管是出國進行簡報或是在台灣面對外國客戶報告都能輕鬆以對。

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▲製作多語版簡報不求人,只要幾個步驟就能幫你翻譯產出各種版本。

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▲外文口語表達不夠流利嗎?來試試PowerPoint口譯小幫手,直接線上幫你把發言翻譯成各國文字。

Office 365 裡的 Excel 桌面軟體能透過AI人工智慧功能,將過去累積的數據資料,建立成視覺化的未來預測結果,非常適合應用在往後數月銷售額等數據的預測,幫助決定往後相關人事、預算的安排。

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▲Excel 的 AI 人工智慧功能,能透過歷史數據幫你預測未來結果。

 

雲端辦公室工具與文書軟體的完美結合

Office 365 商務進階版提供安裝App到5台手機、5部平板電腦,5台PC或Mac授權,工作所需用到的資訊工具幾乎通通可使用,再加上雲端協作平台 Microsoft Teams 、1TB 的個人雲端儲存空間 OneDrive、50GB可自訂電子郵件網域位址的電子郵件空間,各種線上、線下完美同步的 Office 共同編輯功能,以及強大的AI功能,絕對是300人以下中小企業的完美選擇。

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