不允許失誤,王啓任律師守護機密檔案的秘密武器:QNAP NAS TVS-473e

2019.11.15 04:00PM
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律師總給人冷靜沉著、擅長論辯的形象,但透過這一次與王啓任律師的訪談,我們發現其實作為律師,是一個相當需要關懷他人與感性的職業。在訪談過程中,他不斷強調,律師的工作內容不光只是打官司,更常常需要感受當事人的情緒,同理當事人的處境。而在這些背後,守護客戶資料是律師最基本、卻也是最重要的工作。王啓任律師坦言,在律師的工作流程當中,幾乎有一半的工作時間是確保「文件管理與案件交接正確性」,他甚至笑稱這樣的狀況像是「守護寶藏」。這一次律師有機會試用 QNAP TVS-473e 體驗 NAS 技術的好處,使他讚嘆這項技術若未來有機會普及於律師產業,絕對會大幅提升工作流程的效率。

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▲王啓任律師認為,一個稱職的律師不光需要經驗,還需花時間同理當事人的情緒,用這樣的心態,才能將每個案件作為獨特的個案處理。而在這些背後,守護客戶資料是最基本也最重要的工作。

紙本官司資料量多且分散,需要更有效率的備份管理方式

王啓任目前在元敬法律事務所擔任主持律師,從小就充滿正義感,加上個性熱情、喜歡助人解決問題,成為律師似乎是註定的志向。「畢業後抱著一股熱忱投入律師圈,發現想成為優秀的律師,不僅要具備強大的論述能力,就連寫作功夫也要很紮實,尤其台灣司法環境一切皆以紙本資料為主,他笑著說:「在律師事務所裡,要複製文件時,我們第一個會找的是『影印機』,而不是按右鍵複製貼上。」但也因此,常常需要面對大量紙本資料管理不易的問題。「目前的事務所,普遍皆只能以土法煉鋼方式管理,紙本資料堆得到處都是。我常開玩笑的說有點像藏寶圖,要無時無刻確保資料在安全的地方;但如果經手案件一多,常常需投注大量時間與人力,卻只是守護幾張紙的安全。」
 

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▲對日理萬機的律師來說,常常需要管理大量的紙本機密資料,相當耗時、費力。

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▲王啓任律師最近體驗 QNAP TVS-473e NAS 系統,大幅提高備份與管理資料的效率,也省下龐大的人力與時間成本。

儘管雲端儲存是一個相當普及的技術,但在律師事務所卻不常見,最大的原因在於「信賴感」。王律師解釋:「其實我也曾經考慮過用雲端管理資料,但因為律師法規定,案件相關的資料,律師有義務保管五年才能銷毀。長年累積下來,資料量相當龐大,若全部掃瞄完上傳雲端,光是建置管理的 SOP 就是一大難題;舉例來說,假使把 100 個案件同時備份在 5 個雲端空間,就等於同時有 500 個檔案要管理,對規模不大的事務所來說,人力成本便是一大負擔。重點在於,將資料備份在雲端這件事對律師本身就是一大風險。我經常說,律師是一份『不允許失誤』的工作,將資料儲存在看不見的雲端,多少讓人有機密外洩的疑慮,但只儲存在電腦、隨身碟或外接硬碟,管理上又容易受限。

「這一次體驗到 NAS 私有雲的資料管理方式,我認為對律師工作有很大的幫助。事務所擁有自己的雲端,不只安全性疑慮消失了,資料管理、將案件交接給同事也更方便,再也不用什麼東西都東印一份、西印一份了。」王律師開心地說著。

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▲QNAP TVS-473e NAS 系統採 4-Bay 設計,王啓任律師搭配 2 顆 Toshiba N300 4TB NAS 以及 2 顆 KIOXIA KHK61RSE 960 GB 專用硬碟,讓工作流程加速許多,未來若容量不足也可以自行擴充。

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▲至於硬碟品牌挑選方式,律師也有一套心法:「除了硬碟容量大,更重要是運作時的穩定性,目前我搭配的 4 顆硬碟分別是 2 顆 Toshiba N300 4TB NAS 以及 2 顆 KIOXIA KHK61RSE 960 GB 專用硬碟,Toshiba 是我過去很常用的 HDD 品牌,KIOXIA則是 SSD 口碑很不錯的品牌,會採用 HDD+SSD 是考慮到工作效率,兩者搭配完美無缺,未來若容量不夠也會考慮升級。」

 

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▲QNAP TVS-473e NAS 系統支援多種品牌與規格,能彈性的依照需求安裝硬碟,使用靈活度提升許多。Toshiba N300 4TB 搭載多重衝擊感測技術,可彌補運轉時產生的震動,即便長時間運轉也有相當的可靠性。而 KIOXIA 的 SSD 系列產品,配備 KIOXIA 自行開發的快閃記憶體、韌體及控制器,更重要的是「斷電保護 (PLP) 」功能,即便硬碟運轉過程時發生停/跳電狀況,也能完整保存硬碟內的資料。

私有雲遠端存取更即時方便,協同分享加速作業流程

王啓任律師最近升級 QNAP TVS-473e NAS 備份系統,由於採用 4-Bay 設計,不僅讓找資料更有效率,也省下龐大的人力與時間成本。「整個工作流程實在變快很多,加上軟體介面簡易直覺,對 NAS 毫無概念的一般用戶也能迅速上手,讓我更輕鬆備份工作上各種資料。另外『遠端存取』功能也很方便,即使人不在辦公室,也能即時把重要資料上傳備份,甚至可以直接透過手機 APP,快速撈出公司 NAS 裡的檔案。例如在外面與當事人開會時,過去可能要準備好幾顆隨身碟外出,不過現在用行動裝置就能連進 NAS,有股把家裡硬碟帶在身上的安心感。」

律師職業十分重視資料安全,QNAP TVS-473e 採用 AES 256 位元 NAS 加速技術,維持系統高效能之餘亦兼具安全性。王律師最推薦的莫過於「權限設定」與「安全機制」了。「權限設定功能非常實用,尤其某些重大案件有敏感資料,通常會委任好幾位專責律師處理,這時權限劃分就必須非常嚴謹,事先設定好使用者權限,就不怕機密資料被外人看到;另外快照功能也很實用,讓繁複的工作流程多一份保險。整體來說,透過 NAS 備份資料,系統清晰透明令人信賴,重要資料全儲存在實體硬碟,心裡也踏實。」
 

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▲即使人不在辦公室,也能即時把資料上傳備份、在外與客戶開會時,登入就能開啟 NAS 裡的資料,不用像過去攜帶好幾個隨身碟出門。

值得一提的是,QNAP TVS-473e 的快照功能(Snapshot),也讓王律師覺得備份多一分保障,「雖然我每天都很小心備份資料,但還是會擔心系統無預警故障、或遇到惡意軟體攻擊,QTS 儲存空間總管提供簡單好用的快照工具,只要簡單步驟,就能記錄任一時間點系統狀態與資料,這對律師工作來說太重要了。快照功能不僅讓繁複的工作流程多一份保險,搭配 TOSHIBA N300 4TB 硬碟與 KIOXIA SSD KHK61RSE 960 GB 使用起來更順暢。整體來說,透過 NAS 備份資料,系統清晰透明令人信賴,重要資料全儲存在實體硬碟,心裡也感到踏實。」

另外,王律師也很推崇 QNAP TVS-473e 檔案協同與分享功能,「協同分享能展現團隊合作的核心價值,過去若要修改一份文件,可能要麻煩助理影印出來、同事之間坐下來面對面確認文件內容,相當耗時。不過現在只要透過 Qsync 小工具,同步共享與建立團隊專屬資料夾,更方便集中管理各種資料,只要事先設定好權限,之後就不用費心移轉資料,在交辦事情更有效率,所有上傳的檔案,都能透過任何與 NAS 連接的裝置讀取,多人協作合作無間,加快整體作業流程。」

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▲檔案協同功能,能同步共享與建立團隊專屬資料夾,只要事先設定好權限,同事之間便能共同編輯文件,能讓交辦事情過程更具效率。

王律師甚至把檔案協同概念,運用在與客戶溝通的過程。「有些當事人會提供他們親自拍攝的搜證資料,我會在 NAS 開一個資料夾讓他們上傳,如此一來,他們就不用辛苦地往返事務所。NAS 硬碟容量很大,加上 4-Bay 設計方便將來擴充,才能把當事人辛苦收集的資料保存下來。另外,QNAP TVS-473e 擁有出色的 4K 影片即時轉檔能力,能自動把影片轉成順暢的播放格式,讓我不必考慮到轉檔問題,就能直接觀看客戶上傳的影音檔案。」

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▲除了強大的同步功能,QNAP TVS-473e 還搭載 USB 接口,只要插進隨身碟,系統會自動把資料儲存到 NAS 裡,讓備份這件事變得簡單。

訪談最後,王律師特別提到,隨著司法院在今年底推動卷證電子化,未來台灣司法體系將愈來愈歡迎科技應用,司法工作者也需要打開心房,投入科技的懷抱。此外王律師也再次強調,律師是一份不允許失誤的職業,除了要具備專業的法律知識,必須把當事人資料保存好。

「某些文件正本只有一份,如果遺失是完全無法賠償的,因此事務所的設備與器材必須與時俱進,才能預防各種風險,提高資料管理的效率,如此才能把更多心力花在案件本身,用心去同理當事人,客製處理每個案件,才稱得上是一位好律師。」

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