說文解字第10課:可攜式文件格式PDF

2017.03.29 09:55AM
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常常在不同系統間傳送文件的使用者都知道,如果不將文件轉成PDF檔案,可能就會發生格式跑掉、排版錯誤的問題,但是用了那麼久的PDF,你知道他的前世今生嗎?

 

維持版面統一

 

 PDF最大的好處,就是它可以讓文件在不同系統或不同裝置上,都能保持相同的格式與排版,不會因為編輯者跟讀者的電腦不同,而讓格式跑掉。

格式無法統一的問題,在早期的電腦環境中是個非常讓人頭痛,雖然長期以來MicrosoftOffice系列文書處理軟體在市場上占了多數,但是它採用不對外開放的封閉格式,因此造成其他文書處理軟體無法讀取WordExcel等軟體製作的文件,即便有些軟體能夠支援這些文件,但是開啟檔案後往往會看到格式面目全非,文字段落、圖片、表格等等部分都會和原始文件不一樣。

另一方面,早期如UnicodeUTF-8等多語言的文字編碼系統也尚未普及,如果在繁體中文的電腦上,閱讀日文、簡體中文或是其他語言的文字,就很有可能發生所有文字都變成亂碼而無法閱讀的情況。

為了要解決這個問題,Adobe公司在1993年推出Acrobat文書處理軟體,它最大的特色就是採用PDF檔案格式,不但可以將文字與影像編排在單一文件之中,在存檔時也會一併將字型、版面等資訊包裝到檔案中,如此一來能夠確保在不同電腦上打開檔案,都能看到一樣的版面呈現。

到了2007年,Adobe宣布將PDF 1.7版規範交給美國國家標準協會(ANSI)及企業內容管理協會,並成為ISO技術委員會的一員。2008年時則進一步將PDF以開放標準的形式,讓更多文書軟體都能使用者種檔案格式。

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▲筆者將這篇以Word製作的文件為例,將其存為Word自由的Docx格式檔案與PDF檔案。

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▲使用智慧型手機上的Good Reader開啟檔案,可以看到左方Docx檔案的格式已經失真,右方的PDF檔可以保持原本格式。

 

 實戰PDF,分閱讀與製作部分

 

 當初Adobe推出Acrobat的時候,就將軟體拆分為製作PDF文件用的付費軟體Acrobat,以及僅能閱讀文件用的免費軟體Acrobat Reader。這樣的好處能夠在確保軟體收益的前提下,讓一般使用者也可透過免費的Acrobat Reader來開啟PDF檔案,增加檔案的流通性。

如果要開啟PDF檔案,最簡單的方式就是直接安裝Acrobat Reader,如此一來便能像開啟一般檔案一樣在電腦或智慧型手機、平板電腦上閱讀PDF檔案。不過以筆者在Windows電腦上使用的習慣為例,筆者個人覺得Acrobat Reader的程式比較肥大,開啟的速度比較慢,因此使用免費且免安裝的PDF-XChangeViewer來閱讀PDF檔案。

至於製作PDF檔案方面,由於筆者還在使用版本較舊的Microsoft Office 2007,因此需要先安裝Microsoft原廠提供的免費PDF增益集,就能在儲存文件時,在另存新檔選項中找到儲存為PDF格式的選項。

如果使用較新的選擇Microsoft Office 201020132016等文書軟體的話,在存檔時直接在匯出選單中選擇建立 PDF/XPS,就能將文件儲存為PDF格式檔案。

筆者也另外推薦doPDF這套軟體http://www.dopdf.com/tw/,它可以在電腦上建立虛擬印表機,當需要將檔案輸出為PDF格式時,只要選擇列印功能,並使用虛擬印表機「列印」,就能將文件「印」成PDF檔案。

這個功能在需要儲存網頁的時候相當實用,能夠直接將網頁存為PDF檔案,方便傳到智慧型手機等裝置閱讀。另一方面,如果使用者的電腦上沒有安裝印表機,需要將檔案拿去其他電腦上列印的時候,也能先用doPDF將文件轉為PDF檔案,以免在其他電腦上開起檔案時,遇到格式失真的問題。

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PDF-XChange Viewer使款免安裝的輕便型PDF閱讀器。

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▲在Office 2007文書軟體中,安裝了免費PDF增益集就能儲存為PDF檔案。Office 2010以後的版本則可直接儲存。

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doPDF則是能將文件、網頁「印」成PDF檔案的虛擬印表機。

 

說解字使用範例:

O:把那份簡報轉成PDF再傳給我,以免我在手機上格式跑掉。

XPDF那麼方便的東西,一定要付錢才能使用。

 

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