滿足工作團隊協同作業需求 Google讓G Suite變得更方便使用

2017.03.10 02:30AM
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從先前不少G Suite用戶蒐集反饋意見,Google在此次Google Cloud NEXT 2017宣布更新G Suite套裝服務,分別針對Google Drive、Gmail、Hangouts等常用服務強化,藉此協助使用者能具體提升協同辦公效率,並且有效降低工作流程瑣碎時間浪費情況。

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根據Google說明,自2006年從雲端平台誕生的G Suite,其中在超過10億台智慧型手機至少安裝三種G Suite應用服務,同時有超過300萬名用戶付費成為企業版用戶,而Google更針對企業版用戶額外提供App Maker、Clolud Search等服務,甚至針對企業版G Suite用戶推出電子白板硬體Jamboard,其中完整結合G Suite應用服務。

至於許多人用來存放資料的Google Drive服務,從推出以來更累積每月超過8億人使用規模,成為G Suite相當受歡迎的服務之一。

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Google Drive

在Google Drive更新部分,最大改變就是新增Team Drives功能,讓工作團隊可透過更簡單方式分享共同作業使用的檔案,例如將所有工作人員加入工作群組後,透過單次設定即可讓所有參與工作者存取相關資料,即便是後來才加入的成員也能自動取得共享資料,而工作過程中有成員離職的話,系統也能自動將共享資料存取權限回收,不用擔心繁複的檔案分享設定問題。

其他部分則是加入第二版保管箱 (Vault)功能,讓所有存放在G Suite服務內Google Drive的檔案都能以電子蒐證 (eDiscovery)確保資料流向,藉此資料使用情況,除了對應Google Drive服務,同樣也對應Team Drive服務。而包含Drive File Stream功能則可讓使用者藉由虛擬化方式,以跨平台形式快速存取Google Drive存放資料,但實際上並不需要直接將檔案下載存放至硬碟,可直接透過瀏覽器開啟檔案內容。

至於去年已經在Android平台推出的Quick Access功能,目前也宣布開放iOS、網頁版Google Drive使用,同時也應用在Team Drive服務內,藉由預測使用者可能想要存取內容,藉由機器學習方式預先找出使用者可能需要檔案。而AppBridge功能部分,則可讓應用程式直接存取Google Drive存放資料,讓工作團隊藉由不同線上協作平台時,依然能流暢地使用存放在Google Drive的檔案內容。

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Hangouts

針對工作團隊經常透過視訊會議系統討論需求,Google此次主要推出Hangouts Meet與Hangouts Chat兩種服務功能,並且藉由「房間 (Room)」概念區分不同工作會議,同時更以直覺方式讓使用者設定參與會議人員,同時也能將相關資料、使用服務拉進相同「房間」。

在Hangouts Meet裡,Google採用更容易連結存取方式,讓與會者透過一般網頁連結也能參與線上會議,甚至與會者所在地區只能透過電話撥打的話,在企業版服務也將提供專屬撥入號碼,讓與會者透過語音電話參與會議討論,至於視訊會議螢幕顯示介面也能依照裝置不同可作彈性調整,同時在所有裝置操作都能維持一致性的操作體驗,即便使用者透過筆電、Chrombox參與會議,實際操作模式都是一樣。

而Hangouts Chat部分,則可讓使用者更容易找到討論過程中所使用資料、檔案,同時也能釐清討論過程溝通細節,其中也能藉由敏感資料感測技術避免遺失、遭竊等風險。另外,在Hangouts Chat中使用「@meet」,即可藉由數位助理服務協助安排適合所有與會人員的會議時間。

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Gmail

在此次隨著G Suite服務更新的Gmail Add-ons功能,則是可讓使用者在Gmail服務內直接透過第三方應用程式開啟特定檔案,無需事先將檔案下載再透過應用程式開啟,藉此節省使用者工作所花費時間。同時,Gmail Add-ons只需由開發者透過單次編寫,即可分別對應網頁、Android或iOS平台版本使用,同時使用者也只需在單一平台安裝Add-ons內容,即可透過同步方式讓其他平台版本使用相同功能。

不過,由於此項功能依然需要第三方應用程式配合,因此暫時僅先針對開發者提供預覽,預計之後才會推出正式版本。

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