[蘋果急診室] 投影片亂改到修不回來?iWork 內建「時光機」讓你文件自由恢復到先前的狀態

by 陳寗
2017.05.14 01:15PM
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[蘋果急診室] 投影片亂改到修不回來?iWork 內建「時光機」讓你文件自由恢復到先前的狀態 https://media.cool3c.com/files/media/i/w/o/r/k/v/e/r/s/i/iworkversion_0001.jpg 有時候不知為什麼突然鬼迷心竅,就會對已經其實做得很好的文件進行「自以為好棒棒的」大修改。結果等到回過神來的時候,文件已經被改得面目全非,而且也超出還原 command+Z 的記錄次數,導致失去的文件就像失去的女友一樣,不會回來了。(有人知道這梗嗎?)

由於這種問題實在太常發生了,所以早先蘋果在設計 iWork 改版的時候,特別加入了「版本回溯」的功能,讓你能把改壞的 iWork 文件像 Time Machine 那樣叫回來,並且也同時內建自動存檔與當機閃退後保留更動的機制,來保護 iWork 文件的完整性。但你知道這功能怎麼用嗎?

要是因為覺得簡單就不教,那要是真的不會用怎麼辦呢?

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其實這個版本回溯功能並不侷限於 iWork,在 macOS 內建的文字編輯 App,以及用來製作電子書的 iBooks Author 也都有相同的功能可用。這也是為什麼我堅決不願意在 macOS 上使用 Office 的緣故,就是因為 Office 不僅在 macOS 上運行不順暢,而且對檔案安全也相當沒保障啊!

不過我想還是別說太多,以免又有人說我在給 mac 歌功頌德...所以我們趕快進入主題吧!

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首先,不知道各位有沒有發現在 iWork(不分 Pages、Keynote、Numbers,以下皆簡稱 iWork)視窗上方檔名的位置後方有個「小箭頭」?這個小箭頭其實是可以點擊的喔!而且在你沒存檔之前還會額外顯示灰色的「已編輯」來告訴你文件跟你開啟之前已經長得不一樣了。這個改變就是蘋果更改檔案儲存機制的開始!以前蘋果儲存檔案的方式跟微軟一樣,都是存檔、另存新檔兩種做法。不過自從改成現在這樣子之後,雖然概念上還是一樣,但名字卻變得完全不同。所以這篇除了介紹時光機之外,也要說明一下蘋果儲存檔案的功能如何使用。

首先,如果你點擊的檔案名稱的話,就會跳出如上圖這樣的屆面,這裡你可以在不關閉檔案的情況下直接修改檔案名稱,幫檔案下標記(tag),以及直接更改檔案儲存的位置。注意!這裡不是另存新檔喔!這個「位置」是當下這個檔案的儲存位置,如果直接更改的話,就會把這檔案從原來存放的地方挪到新位置去。

如果你怕不小心把檔案給弄不見了,就請把後面的「已鎖定」給勾選起來吧!

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在 iWork 的任何一個 App 中,你在「檔案」這個項目下都會看到一樣的介面,就是上圖紅色框圈起來的部分。關閉與儲存我想這就不用多說了吧?這兩個就是關閉檔案與儲存檔案所用。

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首先第一個是「複製」。

你會發現複製的鍵盤快捷鍵跟以前的另存新檔一樣,都是 Command+Shift+S,而事實上他其實就是另存新檔的意思!只是以前如果我們按下另存新檔,並不會另外再開啟一個檔案,而是會直接把新的檔案存出去。但是 iWork 把另存新檔改成「複製」之後,當你按下複製或快捷鍵時,整個檔案會直接複製一份並開啟,就會像上圖這樣出現兩個一樣的視窗,而其中一個的檔名會叫做「未命名(原來的檔名 拷貝)」來讓你知道這個檔案是另存出來的新檔案。

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而「移至」其實就跟剛剛點擊檔名時跳出來的視窗一樣,都是用來直接搬移檔案儲存位置用的,讓你可以在不關閉檔案的情況下把檔案搬移到任何地方去。另外,在移至的上面還有個重新命名,這也跟剛剛點擊檔名時跳出的視窗一樣,都是可以讓你在不關閉檔案的情況下更改檔名用的。

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如果你的檔案要給其他平台使用,或是想要投影片想要印成 A4 之類的話,那麼這裡有個「輸出至」就是可以讓你把檔案轉換成別種格式的功能。以 Keynote 投影片來說,你可以轉換成 PDF、圖片、HTML、甚至影片,這功能有點複雜,我之後再來介紹。

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接下來就是今天的重點:「時光機」啦!

時光機的功能是讓你把檔案復原到過去曾經儲存過的狀態,舉例來說,你前天新增了十頁的內容到你的論文裡,但昨天卻因為覺得這十頁好像用不到所以又砍掉他們並且存檔。就這樣到了今天,你又突然覺得這十頁非放回來不可,但因為昨天已經存檔過了,所以現在按 Command+Z 也無法還原內容,那該怎麼辦呢?難道要全部重寫嗎?

蘋果就是為了避免發生這種事,才做出時光機這功能來!其實這功能並不叫時光機,而是叫做「版本」,只是使用概念跟 macOS 備份電腦用的時光機 Time Machine 很像而已。要把檔案恢復到以前的版本,請點擊「回復成」這個項目。這裡會有個快捷選項讓你恢復到上一次儲存的版本,但如果你要選擇更久之前的,請點擊「瀏覽所有版本」。

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接下來就會進到如上面這個畫面,是不是長得跟 Time Machine 很像呢?上圖右下角是時間軸,你可以直接從這裡點選你要的時間點,也可以從上面(左邊是現在,右邊是過去版本)的箭頭來選擇不同時期的版本。

這些版本更動都是儲存在檔案本身裡頭的,因此這檔案在不同電腦上都可以恢復版本,並不侷限於同一台電腦上。會有這樣的設計,是因為蘋果認為你會把檔案存放在 iCloud Drive 裡同步,所以你會需要在不同電腦上編修檔案版本。

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比較值得一提的是這功能不僅可以讓你看到先前檔案版本的時間,還能讓你看不同檔案之間的變動喔!只要你先拉到你覺得差不多的時間點,就可以直接點選檔案上的頁面來觀看每一頁的變動狀態,例如上圖的 keynote 你就可以直接點選左邊的頁面來看看是不是哪一頁有變動、哪一頁沒有改。

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除了看頁面變動之外,也可以看頁面上物件的屬性是否有更改!例如上圖就是點選了頁面上的圖片,再從右邊的格式欄位中看看圖片的物件屬性是否有變動。基本上在這個界面上,你可以點選任何一個物件、頁面來看看有沒有更改,除了不能直接變動設定之外,一切檔案版本差異都可以從這裡看到喔!

這樣一來,我們就不用擔心檔案亂改最後改不回來了,盡情發揮你的創意吧!

要是因為覺得簡單就不教,那要是真的不會用怎麼辦呢?

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作者:陳寗@癮科技

 

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