創業最重要的專案管理,就靠 Trello, Google Calendar 和 JANDI

by JANDI
2019.04.19 02:19PM
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創業當中,最重要的就是如何利用專案管理來確保有限的資源能發揮最大的效益,此篇文章介紹如何活用 Trello, Google Calendar Google 日曆,以及串進 JANDI。專案管理用工具,別用腦袋;做好時程管理,防止豬隊友以及自己單幹

 

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專案管理中,在專案發想告一段落後,就進入了「專案協作期」,這時候很多人會進入撞牆期,因為一個人還比較好掌控,人一多,就容易遇到豬隊友,就會發生以下狀況:

  • 任務交辦資訊有落差:你以為他瞭解了 A,實際上他腦中想的根本是 B
  • 時程緊湊等等等,等出焦慮症:明明可以一週完成的事,拖到兩三週
  • 信任崩潰,只好自己幹。
一個專案執行最慘的狀況就是到了最後一步:「什麼都自己幹。」

為了防止這樣的情況出現,今天要和大家分享「任務交辦」、「時程管理」的兩個工具:TrelloGoogle Calendar


Google Calendar:時程同步、創建專案日曆

Google 日曆應該是目前最通用行程安排工具,因為幾乎人人都有一個 Google 帳號。介面操作簡單,只不過似乎也有很多人只是把 Google Calendar 日曆拿來「個人使用」,卻不知道它能「協作工作」。

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使用 Google 日曆來協作,不外乎下列兩種狀況:

  1. 發送(共同)行程給特定對象:以單一事件寄送邀請,此事件會顯示在他的日曆上,常用於小型專案、突發事件(例如:會議)。
  2. 建立共享日曆,追蹤專案的日程和規劃:若是持續一段時間(超過兩週)的專案,就建議建立一份共同日曆,只要在這份日曆上的行程做任何更動,就會同步給擁有這日曆的所有專案參與者,讓原先只有「事件」的專案,加上「時程」來規劃與追蹤。

一、發送(共同)行程給特定對象

建立完行程後,點擊上圖的(筆圖示:編輯更多內容),即可將整個行程卡片展開:

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收邀請的對象,將會收到一封電子郵件,只要按下「參加」,這則行程會自動加入自己的行事曆,並且保持同步:

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二、建立共享日曆,追蹤專案的日程和規劃

如果是有時間長度的多人專案,有多個日程需要規劃、進度追蹤,我會建議「建立一個共享日曆」:

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新增完日曆後,點選「設定」(或者於頁面左側的我的日曆中,點擊…,進入設定與共用):

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像是我自己就有一份「公開日曆」,方便想要邀約合作的單位可以先行查看我的行程,以便後續的工作邀約,就能更有效的減少一來一往的溝通訊息。把資訊先準備好,先讓雙方能在自己有空的時候閱讀,這是減少溝通,提昇協作效率的最基本。


Trello:看板式的專案管理工具

如果你的專案是較為複雜的,有著「不同流程與階段」,任務種類眾多,覺得 Google 日曆太過簡易,反而資料呈現不清楚,那你可以試著用較為複雜,但在台灣算是非常常見的看板是專案管理工具—Trello。

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Trello 的核心特色:

  • 多種分類方式,可以用列表、標籤進行雙層分類(列表可以是專案的種類分類,標籤用於顯示專案的狀態,或者相反,完全取決於使用者的習慣呈現方式與資訊整理習慣)
  • 一個事件一個卡片,卡片內還有待辦清單,將事情在拆分成小的行動項目
  • 專注在任務執行與單一事件的溝通(卡片內才能留言討論,卡片外無法),少一些整體溝通
  • 多樣的「強化功能」(Power-up),彈性高,可與其他工具整合使用

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不過, Trello 真的有太多樣的使用方式,很難用半篇文章細講,會一下子不小心寫太長,這樣這篇的主題就變成支線偏重了,所以我打算直接提供 Trello 的範本資料庫

 

可以從上面的網站,看看別人是怎麼建置 Trello,站在巨人的肩榜上學習,找出自己的專案管理方式,我想是最容易上手,也是最直觀的。

推薦幾個不錯的範本:

  1. 待辦清單(To-Do list)
  2. 人員管理(HR Management)
  3. 公司整體規劃(Company Overview)
  4. 以星期為列表規劃的專案(Week-based View)

整合上述事件的通知:JANDI Connect

上述兩個工具都是以「事件」為主,沒有額外的整體討論區,這是為了讓協作者能專注在「任務」上,以任務為單位進行討論,所以省去了整體的討論。

在所有協作者很清楚專案目標、彼此的分工與能力的前提下,直接以任務為最小單位的管理是更有效率的。

只不過,當你參與的專案,還需要一些整體上的討論、摘要式的整理,就會需要有一個額外工具來把 Google Calendar、Trello 的通知彙整,並且提供摘要報告,這時會推薦使用— JANDI Connect

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總結:專案管理,用工具追蹤,別用腦袋

人腦有限,該存放的是靈感與想法,日程、詳細資料與待辦事項別用腦袋追蹤,你記憶力沒這麼好,你的隊友更是。到最後往往是焦慮感與事情落東落西把你給擊垮。

兩個工具,一個整合

  • Google Calendar:操作簡單、流通性高(甚至可以將邀請發送給團隊外的合作夥伴);適合小型專案,或者一般性(通用式)任務追蹤。
  • Trello:複雜用途多,功能足夠完整;適合多分類專案,讓整體狀況一目了然。
  • JANDI Connect:整合生產力工具的通知,補足任務之外的整體性溝通

最後,醜話說在後頭(X)

有些豬隊友,不是制度與工作流程上的問題,而是根本放錯位置。

如果是這樣的狀況,我建議不是想破頭該怎麼協作,而是向上層提出狀況、溝通調動人事。錯在前提假設與狀況, 之後的技術環節怎麼改,基本上無法改變本質阿。

祝福你,能有個清晰、成就感的專案執行與追蹤。

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