從 1 人工作室到大型企業都適用!電子簽名服務「點點簽 DottedSign」,將費時 2 週的合約用印縮短成 28 分鐘搞定

2022.05.24 07:56AM
照片中提到了←、Purchase Order、C,包含了傑恩福基、文本編輯器、所見即所得、軟件、的HTML

台灣近期逐漸走入與疫情共存的時代,企業與政府都在思考如何打好這場戰「疫」,加速數位轉型、敏捷思維、組織韌性的新策略。落實到工作的日常,即是思考企業如何藉由實施遠距、混合等辦公模式,導入雲端服務落實團隊協作,以盡可能不受空間與時間限制,維持企業營運外,並提高團隊生產力。

然而,一旦有合約書、報價單等文件簽署工作,大多數員工仍得進辦公室處理,印出紙本用印、再掃描至電腦中回傳,或是寄送至外部單位或客戶來回簽署,流程相當繁瑣。儘管平時得以有效率地遠距辦公,但一旦遇到文件簽署,似乎還是逃不了埋沒於紙本堆、奔波於繁雜簽署流程的狀況。

事實上,只要善用線上簽署服務,即可擺脫原有的紙本簽署流程,迅速完成文件簽署的工作,並且讓整個流程更加敏捷、安全。國內電子簽名領導品牌「點點簽 DottedSign」自推出以來,即在最前線協助企業簽署流程數位化,且能依照企業規模、團隊需求提供彈性解決方案,在疫情嚴峻期間更是幫助許多企業用戶即時完成文件簽署,快速因應遠距辦公,掌握即時的商機。

快速好上手的「專業方案」,SOHO 族、行動工作者電子簽名吃到飽

例如專門接案的 SOHO 族,或是時常在外跑客戶、一人身兼老闆與業務的行動工作者,「點點簽」的專業方案絕對是能為您省下時間與紙張成本,並兼顧提升客戶好印象的好服務。

點點簽支援跨裝置簽署,用戶可從網頁、iOS、Android 收到簽署通知後並迅速回簽,而且介面相當直觀好操作。五大功能優勢包括:

照片中提到了創建簽署文件、簽署發起者、指派簽署人,包含了通訊、商標、產品、組織、字形

  1. 簡單三步驟完成簽署:透過雲端或本機匯入合約後,接著指派相關簽署人,置入需要簽名的欄位,發送後對方回簽即完成一次快速的簽署。
  2. 自動提醒、預填功能:藉由點點簽的自動提醒功能,系統會自動通知尚未完成簽名任務的簽署人,確保流程不中斷。拜電子簽名之便,不必每次皆需手繪簽名,亦可匯入預先建立的簽名或是圖章,快速完成簽署。若需要回傳檔案(例如證件照影本),則可使用夾帶檔案功能。
  3. 雲端簽名,安全無虞:點點簽文件簽署流程全程加密,遵照台灣《電子簽章法》規範,並通過國際級AATL認可信賴,嚴格防止文件竄改。同時,點點簽提供Email及簡訊驗證的雙重驗證身份,並具備數位稽核軌跡(Audit trail)記錄文件所有活動,安全有保障。
  4. 直覺的文件管理後台:用戶可在文件管理後台中,清楚查看待完成簽署、已完成簽署等不同簽名階段的文件;另提供文件標籤及搜尋功能,不必費時手翻紙本資料,一鍵即可調閱文件。
  5. 公開表單:適合公開文件且沒有特定簽署對象,例如健康聲明書、報名表、申請書等制式化文件類型,發文者可以用網址連結的形式對外發佈,簽署者只要取得文件簽署連結就可以馬上回簽,不限制簽署數量,非常方便又省力。

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現代企業必備的「商務方案」,團隊文件管理打造高效簽名體驗

在需要大量正式文件往返簽署的企業組織裡,「點點簽」更是不可或缺的服務。延伸原有的「專業方案」功能,在「商務方案」中點點簽更協助企業部署管理層面,包含:團隊數據分析、控管成員權限、企業品牌Logo等,協助企業管理者邁向更高效的營運模式。四大亮點功能如下:

  1. 團隊使用數據:其實就是個人文件管理的延伸,團隊管理者可以即時跟進團隊成員發出的文件簽署進度,迅速掌握團隊整體狀況;成員之間也能共享制式範本,減少重複的執行步驟。
  2. 控管團隊成員權限:為加強保護機密文件,管理者可管理並授予各成員不同的角色權限,包含在團隊內查看、管理、下載他人或自己簽署的文件和數位軌跡等。
  3. 批次簽署:適合用於大量文件簽署需求,只需要建立一個範本就可以批次寄送文件給多組簽署人,省去重複寄送的步驟。
  4. 企業品牌客製化:建立企業基本資料,包含品牌 Logo,也可以將公司名稱設定為收件人,凸顯品牌形象、強化客戶信賴感,相當適合需要在短時間內累積品牌形象者的新創或是小型企業。

▲點點簽的「團隊使用數據」功能十分強大;介面直觀明暸,能幫助管理者掌握各文件簽署進度,以及設定成員權限。

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導入「點點簽」擺脫傳統紙本簽署流程,力助企業事半功倍、專注成長

照片中提到了hahow、好學校、點點簽是業界最值得信賴的電子簽名服務,跟電影通行證、新選組有關,包含了的MacBook Pro、蘋果MacBook Pro、字形、商標、圖

▲許多知名新創、企業都使用點點簽,省下紙本簽名的繁文縟節,讓企業專注創新成長。

目前點點簽已有超過 2,000 家的全球企業用戶,不分產業類型及企業規模,任何團隊組織都能使用點點簽完成線上文件簽署。以點點簽的電商客戶為例,在導入點點簽之後,原本需費時兩週的傳統紙本簽署流程,如今只需要 28 分鐘即可完成。

雖然坊間也有其他提供電子簽名功能的服務,但相較之下,點點簽其實有許多表現突出的優勢,包括:

  • 操作直覺容易上手,簽署方不必另外負擔費用或註冊帳號,隨簽隨傳。
  • 提供 SaaS 及 DottedSign API 串接等多項方案,產品客製化彈性大,滿足您的商務需求。
  • 整合 Google Gmail、Microsoft Teams 等擴充功能,在用戶習慣的工作流程中享受更多便利。
  • 全方位的線上支援中心及 MIT 專業在地服務團隊,品質保證、服務到位。

▲點點簽全方案重點介紹表,也可以針對企業需求量身打造客製化方案。

聰明的企業都知道,要用最精簡的成本,做最有效率的事。企業每使用電子簽名完成一次簽署任務,即可省下 36 元台幣的時間與材料成本;每使用電子簽名完成一次簽署任務,即可加快 80% 的收單時間。

更值得一提的是,無紙化簽署與企業重視的 ESG及永續管理議題息息相關;導入電子簽名後,每省下 10,000 張紙就等於拯救一顆樹。無論是數位轉型,或是力拼 ESG 目標,點點簽都將是企業的必備夥伴。

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