遠距工作的最佳利器群暉 NAS:儲存容量自由擴充、企業多人協作遠距辦公、多種套件自由使用

2020.05.14 04:29PM
25934
照片中提到了marang t uckeonec,跟群暉科技股份有限公司有關,包含了電子產品、個人電腦、電腦硬件、顯示裝置、電子產品

2020 年是極具挑戰性的一年,突如其來的「新型冠狀病毒肺炎」猶如黑天鵝一般降臨,打亂了我們原本的生活;而對於企業來說,也因為疫情嚴重影響了公司正常的營運。不過危機就是轉機,這次的疫情也意外讓居家辦公、行動辦公、虛擬團隊等過去不見得會落實於企業的遠距工作方案,成為市場上的「顯學」,也是這一波疫情之下,唯一有所成長的產業。

從原本的實體團隊要轉換成所有員工都分散各地的遠距工作形式,需要有不小的資源投入,例如線上會議、即時協作和即時溝通的相關工具,可以讓員工們在家就能維持團隊運作,而這樣的線上解決方案也是所費不貲,讓規模較小的個人工作室或中小企業都感到沉重壓力。

照片中提到了DS920+、4-BAY、SCALABLE NAS FOR DEMANDING ENVIRONMENTS,跟群暉科技股份有限公司有關,包含了框、產品設計、產品、設計、電子產品

▲本文將會為大家詳細介紹 Synology 2020 全新推出的 DS920+ 。

對於預算與資源有限的公司來說,除了「貴桑桑」的現有團隊協作方案,還有更經濟實惠且簡單易用的選擇-NAS。在大家印象中只是單純用作資料儲存分享的 NAS,其實也可以透過應用套件的搭配,成為全方位功能的辦公生產力平台。而本篇文章也將為大家詳細介紹,在這個全民「Work From Home」的時期,如何讓 NAS 搖身一變,成為企業輕鬆升級、高效遠距工作的最佳利器。

章節目錄

 

為何推薦 NAS 作為遠距辦公的解決方案?

NAS(Network Attached Storage,網路附加儲存裝置) 並不是什麼新科技,早在 20 年前市場上就已經有不少相關產品出現,不過當時的 NAS 只是專注於區域網路的資料儲存與共享,後來在網路系統介面與相關連網技術的加入之後,NAS 慢慢演變成更易於佈建、功能也更全面的伺服器工具。

相較於目前市面上其他的遠距辦公、團隊協作解決方案,NAS 有哪些優勢呢?下面也為大家整理出五個主要的關鍵重點:

相較於大型伺服器,價格更經濟實惠

有些較具規模的大型企業因為外部服務或內部系統需要,會建置自有的大型伺服器甚至機房,但對於中小企業而言,大型伺服器的價格動輒十萬甚至百萬以上,加上內部的應用工具和相對應的 IT 團隊維護也需要投注大量資金,因此擁有類似功能但價格更易入手的 NAS 無非是更好的選擇。

擴充有彈性、儲存架構可自由搭配

目前市面上的 NAS 產品至少為 2 Bay 架構起跳(可同時安裝兩顆硬碟),還有 4 Bay、5 Bay、6 Bay 甚至 8 Bay 以上的機種,選擇性多,且擴充更有彈性,可以依照使用者的需求來自由搭配所需要的儲存架構;未來若有更多儲存需求,特定 NAS 機種也能透過額外的硬碟擴充裝置,進一步擴充儲存需求,更能因應企業不斷發展的升級需求。

除此之外,為了滿足 NAS 服務存取的高效能,尤其是在多人共用環境時的流暢性與穩定度,也有不少 NAS 設備內建 M.2 SSD 插槽,透過 SSD 快取提升系統效能,提供使用者更穩定高效的使用環境。

應用完善,公有雲端服務都有對應功能

NAS 在基本的儲存備份功能之外能提供更多不同類型服務,主要原因是發展完善的「應用套件」,像是大家熟知的 NAS 品牌 Synology 就在自家的 DSM 系統中提供了「套件中心」功能,包含自行開發或是由第三方應用所提供的安裝套件,讓使用者可以依照個人需求自選安裝,將 NAS 打造成不同用途的「私有雲」主機,包括市面上常見的公有雲服務,也都能在 Synology NAS 所提供的套件中找到,像是非常符合本篇文章主題的「Synology Drive」,就是一款功能架構與 Google 「G Guite」不相上下的便利工具,可達成中小企業辦公的基本需求外,且完全免費,個人與企業用戶可以依照需求直接在自己的 NAS 上建立專屬的團隊協作平台。

資料私有保存,安全性更高

使用公有雲端服務雖然可省去自行建置硬體設備的麻煩,但面對企業內部的機密資料存於外部伺服器可能產生資料外流的風險,仍是不容忽視的一環。相較之下 NAS 可以更方便地建置本地端的伺服器,相關平台服務也都能集中於 NAS 主機上保存管理,自然也不會有資安上的疑慮。

資料保存更安心,備份機制更完善

目前市面上的 NAS 產品均支援「磁碟陣列架構(RAID)」,可透過多顆硬碟建置資料容錯的儲存架構,即使發生硬碟實體毀損的問題,也能確保資料的得到妥善的保護。在 NAS 上也可透過各式不同的資料備份工具,輕鬆建立資料的本地與異地備援機制;除此之外,還有採用新一代檔案系統 Btrfs 的 NAS 產品,可進一步提升資料的可用性與檔案毀損的自動偵測,能支援更為強大的「快照」功能,建立不同時間點的快照備份,可以回復任一時間點的檔案,不論是不小心誤刪資料或是不幸中毒都能迅速還原,讓寶貴資料的備存更為完善,不用擔心無預警的災難發生。

 

最符合中小企業建置、 WFH 多人協作辦公平台的 Synology DS920+

今年,台灣知名 NAS 大廠 Synology 一次更新了旗下消費級的「Plus」系列新品,包括 DS220+ 與 DS720+ 兩款 2 Bay 機種,以及擴充性更高的 DS420+ 與 DS920+ 兩款 4 Bay 機種,而改款的重點是全系列機種都更新了 Intel Gemini Lake Refresh CPU,以及效能表現更好的 DDR4 記憶體,另外全系列也都升級為雙 1GbE 網路埠,可支援 Link Aggregation 功能來提升網路傳輸頻寬,透過 Synology High Availability 套件建立主副伺服器援機制,更能延續服務時間。

照片中提到了DiskStation、DS920+、4-BAY,跟都柏林商學院有關,包含了電子產品、產品設計、多媒體、產品、電子產品

▲DS920+ 是一款 4 Bay 容量的 NAS,搭載 4 核心處理器,支援硬碟與記憶體擴充,也配置了雙 1 GbE 網路埠,並內建兩組 M.2 2280 NVMe SSD 作為系統快取的能力。

以下將為大家深入介紹如何應用 DS920+,也就是目前 Synology Plus 家族改款機種中的旗艦款,此款 4 Bay 的 NAS 可搭配裝置擴充,最多可以放進 9 個硬碟,並內建雙 M.2 2280 NVMe SSD 快取插槽,可進一步為系統升級更高效率的存取速度。當然,除了硬體規格外,DS920+ 最大的優勢是在於 Synology 強大的軟體整合作為後援,除了簡單易用的 DSM 系統,前面提到 Synology 完善的套件中心,能讓 NAS 成為可自行定義功能的服務平台,像是 Synolgy Drive、Synology Office 與 Active Backup for Business等套件,都是可以免授權費的企業級應用套件。

照片中提到了STATUS、DISKI、DISK 2,跟群暉科技股份有限公司有關,包含了電腦機箱、磁盤陣列、電腦機箱、產品設計、電腦

 

Synology DS920+ 功能特色一覽

  • 搭載 Intel Celeron J4125 處理器與 DDR4 記憶體,相較於前代機種,運算效能大幅提升逾 15%
  • 4 Bay 容量, RAID 組態更具彈性,更可額外添購擴充裝置 DX517,最高擴充至 9 顆硬碟的儲存容量
  • 內建雙 M.2 SSD 快取插槽,能進一步提升存取速度、且不佔用原有硬碟槽空間,兼顧效能與空間使用率
  • 雙 1GbE 網路埠,可支援 Link Aggregation 功能來提升網路傳輸頻寬
  • 搭配  Synology Drive、Synology Office 跟 Synology Chat,可輕鬆建立遠距辦公協作中心,讓 NAS 成為全方位辦公平台

照片中提到了STATUS D、DISK 1 D、DISK 2 D,跟群暉科技股份有限公司有關,包含了電子產品、產品設計、電子產品、多媒體、設計

▲機身正面右上角,可看到主機運行狀態與四顆硬碟的存取燈號。

照片中提到了DS920,跟尼康D5300有關,包含了電子產品、電子產品、電子樂器、多媒體、電腦

▲另外正面可看到一組 USB 3.0 埠與電源鈕。

照片中提到了www.、3 BE、O . CE C e,包含了木、木、產品設計、/ m / 083vt、家具類

▲實際上安裝的示意。硬碟托盤採用無螺絲式的設計。在安裝 3.5 吋硬碟時,可以將托盤兩側的固定條拆開,即可將硬碟置入再重新蓋上即可,省下鎖螺絲的麻煩。不過若是安裝 2.5 吋的硬碟或 SSD,就會需要透過四顆螺絲來固定了。

照片中提到了M.2 NVME SSD Installation、M.2 NVME SSO Removal、Synology,包含了電子配件、電子產品、電子樂器、電腦

▲DS920+ 的機身底部保留了兩個可以快速安裝 M.2 2280 NVMe SSD 的插槽。

照片中提到了9NNSWVS、5126、V-NAND SSD,跟CBS無障礙通道有關,包含了電子配件、計算機鍵盤、電腦硬件、輸入設備、電子產品

▲在安裝 SSD 時不需要任何工具,即可將插槽外蓋翻開,露出安裝的插槽,透過內建的塑膠桿來固定 SSD,不需要額外的螺絲。

照片中包含了車載低音炮、電源、電腦散熱、供電單元、低音炮

▲DS920+ 的機身後側,可看到兩組大尺寸的散熱風扇,以及下方的連接埠,機身背面左下提供兩組 1GbE 網路埠,一組 eSATA 擴充埠與電源接口。機身背面右下則有另一組 USB 3.0 埠。

 

實戰 DS920+ 變身多人協作辦公平台

在看完前面 Synology DS920+ 的特色介紹之後,我們當然不能只停留在「紙上談兵」的程度,接下來就要為大家介紹如何利用 DSM 套件中心的套件實際將 DS920+ 打造成「Work From Home」多人適用的協作辦公平台。

 

系統初始化設定

從未接觸過 NAS 產品的使用者可能會擔心這樣的產品是否會難以上手、或是一定要有電腦硬體與網路管理的技術基礎才能駕馭,其實 Synology 的 NAS 經過多年的發展,已經將安裝和操作步驟極度簡化,透過簡單易懂的網路介面指引,即可一步一步完成基本設定,同時透過 Synology 所提供的「QuickConnect 」服務,利用自訂的 ID 透過網際網路輕鬆存取 NAS 上的資料,所以真的沒有想像中的複雜和困難。

關於 DS920+ 的的軟體安裝步驟可以左轉這裡:NAS 架設實戰體驗教學,無痛架設雲端多媒體串流中心,有詳細教學可以參考。

 

系統建置完成,好用的擴充功能推薦

在完成 DS920+ 的安裝之後,我們可透過 DSM(DiskStation Manager)圖像化的視窗介面系統完整掌握 NAS 的相關功能,並能輕鬆利用系統內建功能完成儲存空間、SSD 快取等設置,建置共享資料夾與多人帳號管理,還能透過「套件中心」找到更多實用的功能。

照片中提到了儲存空間管理員、〈列表、国總覽,包含了synology ssd緩存圖標、協同學、固態硬盤、快取、Synology DiskStation DS918 +

▲前面有說到 DS920+ 可以透過內建的 M.2 插槽安裝 SSD,這時候就可以透過儲存空間管理員的「SSD 快取」來建立系統快取,若只使用一顆 SSD ,就只能選擇唯讀快取,若使用兩顆 SSD,則可建立讀寫快取。

照片中提到了控制台、0搜尋、使用者帳號,包含了用戶、協同學、網絡附加存儲、用戶、計算機網絡

▲控制台中,除了預設的系統管理員帳號,我們也可依據公司成員的需求,新增其他使用者帳號。

照片中提到了套件中心、P、手動安装,跟天空航空公司有關,包含了網頁、計算機程序、後備、協同學、電腦文件

▲更多的擴充功能,可以開啟「套件中心」來查看目前可下載安裝的應用,以遠距辦公與多人協作需求來說,Synology Drive Server 是一定要安裝的套件,當 NAS 管理員啟動 Synology Drive Server 後,使用者便可以將 Synology Drive 視作檔案入口,從網頁瀏覽器、桌面應用程式及行動裝置皆可存取檔案。

 

Synology Drive 檔案存取任意門,隨需同步功能還可節省電腦空間

針對企業遠距辦公時多人共享檔案、協同作業的需求,Synology 所推出的「Synology Drive」套件可說是為此量身打造的工具,提供多人跨裝置、跨系統進行資料的同步儲存,能直接透過網頁瀏覽器分享和協作檔案,或是透過行動 App 瀏覽和分享檔案。值得一提的是,只要設定好即時備份或是排程備份,檔案的版本就可以被完整紀錄下來,不用擔心因為多人共用造成重要檔案遺失。

照片中提到了Drive、我的檔案、Q-搜尋,包含了屏幕截圖、網絡附加存儲、Synology DiskStation DS718 +、協同學、Synology DiskStation DS218

▲在 Synology Drive 介面中,透過左側的目錄清單,查看到個人與團隊資料夾的內容,以及共用與分享的資料內容,最近存取、加星號等檔案內容。

此外,除了單純在  Synology Drive 平台上進行檔案共享與協作,透過電腦端或行動裝置版的應用,使員工的設備與  Synology Drive 設定連結同步,不限裝置跟地域取用檔案更加方便。

Synology Drive Client 是 Synology Drive 的電腦桌面版工具,安裝後即可透過安裝精靈進行初始設定,可自訂同步模式為雙向同步,並開啟「隨需同步」功能,將  Synology Drive 上的目錄結構同步到本地端,待使用者存取檔案時才將檔案下載到電腦中,這樣的設計更能節省使用者電腦上的儲存空間。

照片中提到了D選擇性同步設定、資料夾、檔案過濾器,包含了網頁、網頁、協同學、全球資訊網、服務器

▲可自訂  Synology Drive Client 的同步模式,預設為雙向同步,並開啟「隨需同步」功能,待使用者存取檔案時才將檔案下載到電腦中,這樣的設計更能節省使用者電腦上的儲存空間。

照片中提到了SynologyDrive、vひ、搜尋 SynologyDrive,包含了屏幕截圖、龍珠Xenoverse 2、七龍珠、萬代南夢宮控股、萬代南夢宮娛樂

▲開啟  Synology Drive 的同步資料夾,看到狀態顯示為「雲朵」表示檔案未下載至本地端,而「打勾」則表示已下載至本地端。

 

Synology Office 打造多人團隊協作平台

針對企業遠距辦公時多人協同作業的需求,「Synology Office」套件可說是為此量身打造的工具,提供多人同步存取 NAS 中的 Office 相關檔案、並可直接進行單一檔案的多人共同編輯的功能,除了編輯之外,還能完整記錄文件變動的歷史版本,不必擔心資料內容因多人編輯而造成資料毀損或錯誤覆蓋等問題。

照片中提到了三、檔案、編輯,包含了屏幕截圖、屏幕截圖、網頁、字形、線

▲Synology Office 的文件,操作介面基本上和 Word 一樣。

照片中提到了檔案、編輯、檢視,包含了屏幕截圖、屏幕截圖、產品設計、角度、線

▲試算表的功能與常見的 Excel 差不多。

照片中提到了檔案、編輯、檢視,跟社會學有關,包含了isuog 2010、計算機程序、商標、牌、產品設計

▲簡報功能與 PowerPoint 相容。

照片中提到了檔案、檢視、插入,包含了網頁、網頁、屏幕截圖、計算機程序、在線廣告

▲共用檔案時可進行共同編撰,並透過附註功能進行內容的討論溝通。

 

Synology Chat 公私分明,讓團隊溝通更有效率

Mail 和電話是業務和客戶溝通的主要方式,即時通訊軟體也是相當重要的一環。不過目前大家常用的即時通訊工具,最大的問題就是「公私不分影響溝通效率」、「檔案分享有上限且會過期」和「私密資訊可能外洩」等疑慮,因此小編建議企業採用「Synology Chat」自建即時通訊平台的套件,而且所有的對話記錄與分享的檔案內容都完整保存於 NAS 中,,還能與 Synology Drive 套件緊密整合。行動裝置上只要下載「Synology Chat App」就可以同步所有對話內容,不用擔心外出無法使用電腦時候漏掉同事的訊息。

照片中提到了O Chat、Q in:大廳、頻道,包含了網頁、計算機程序、屏幕截圖、操作系統、圖標

▲Chat 的介面與常見的即時通訊工具大同小異,預設即提供了「大廳」與「閒聊」的頻道提供給所有使用者自由交流,公開閒聊的頻道很適合當作員工自由交流的環境,例如:討論一下等等下午茶要吃什麼,也能透過內建的投票機制來完成。

照片中提到了大廳(8)、Rena、5月10日,包含了屏幕截圖、計算機程序、角度、線、屏幕截圖

▲行動裝置上只要下載「Synology Chat」App,就可以使用同樣的功能,不用擔心沒得打開電腦時漏掉同事訊息。

 

其他推薦套件:用 Active Backup for Business 輕鬆建置多平台備份機制、Synology Hyper Backup 建立異地備份

回歸 NAS 的主要功能之一,就是作為其他設備的資料備份平台,像是個人或是公司辦公用的電腦、檔案伺服器、虛擬主機和其他公有雲端的資料備份,而 Active Backup for Business 這套工具正是專為多平台備份機制所打造的利器,簡而言之就是一台 NAS、一個入口,輕鬆部署管理所有備份任務。除了可輕鬆建立多裝置的定期備份排程,還能透過「去重複化」的功能,大大降低資料備份所佔用的 NAS 儲存空間,讓資源利用效益最大化。

照片中提到了Active Backup for Business、ア、重新連结,包含了屏幕截圖、屏幕截圖、產品設計、角度、計算機程序

▲Active Backup for Business 內建資料全域去重複化技術,支援跨裝置、平台與版本的去重複化,將 NAS 的儲存空間最大化利用。

除了將各平台資料備份至 NAS 中,對於資料保存的安全性而言,建立「異地備份」絕對是不可忽略的一項策略,而 Synology Hyper Backup 正是專為異地備份而生,指定 NAS 本地端的資料備份至外接設備、遠端其他的 NAS 主機或是檔案伺服器,也能支援透過公有雲端進行備份,或是選擇專為 Synology 用戶提供的 Synology C2 雲端備份服務,讓重要資料獲得更完整的備份防護。

照片中提到了備份精靈、備份目的地、請選擇您的備份目的地類型。,包含了協同學、Synology Disk Station DS3018xs、協同學、後備、網絡附加存儲

▲透過 Synology  Hyper Backup,我們可選擇建立其他台 Synology NAS、其他檔案伺服器或是公有雲端服務,作為我們的異地備份目的地。

 

總結:建立多人協作辦公平台,比你想像還容易!

透過前面對 NAS 優勢的完整分析和 Synology DS920+ 「實戰演示」多人協作辦公平台的建置攻略,相信大家都已經了解這樣入門解決方案的門檻真的要比想像中低,不需要高深的網路或程式基礎,也不需要有 IT 團隊協助,即可自己 DIY 完成,而且更重要的是相比同類型的微軟 Office 365 或 Google 的 G Suite 等公有雲端服務,多人協作必備的 Synology Drive 檔案共享平台以及可支援多人辦公文件協作的 Synology Office,搭配可以提供完善溝通環境的 Synology Chat 等功能符合大部分企業的需求,除了 NAS 本體與 HDD、SSD 的硬體花費外,套件使用完全免費,不需花費不必要的費用購買用不到的綑綁服務,同時資料保存於自家的 NAS,也能顧及資安與隱私需求,軟硬體深度整合,是中小企業的最佳選擇。

照片中提到了MAIES、3.0TB RI、NASware

▲Synology DS920+ 擁有極為彈性的硬碟擴充能力,也同時兼具 SSD 快取升級功能,對於需要多人存取的效能來說,可以更游刃有餘地應付企業用戶的需求。

此外,DS920+ 也能透過更多功能強大的免費套件,讓資料保存與備份更萬無一失,像是可支援多平台排程備份的 Active Backup for Business、異地備份機制 Synology Hyper Bakcup 等功能,都能讓寶貴的資料獲得最完整的保護,而且上述的功能套件全部免費,相較於公有雲端儲存按空間收取年月費的機制,每年可省下大量的維運費用。

照片中提到了marang t uckeonec,跟群暉科技股份有限公司有關,包含了電子產品、個人電腦、電腦硬件、顯示裝置、電子產品

▲Synology DS920+ 提供了完整的網頁介面與行動應用支援能力,讓使用者無論使用何種工具,都能輕鬆存取 NAS 中的工作資料。

面對仍在持續中的肺炎疫情,雖然讓企業營運受到阻力,但換個角度思考,這或許也是企業加速數位轉型的機會。如果有的公司還未有可靠的遠距辦公與多人協作的解決方案,尤其是對於預算有限的公司, Synology DS920+ 是值得列入考慮的選擇。

8 則回應