行政人員必備的問卷工具 — SurveyCake,自動調查請假出席、點餐明細與日常庶務!

2021.03.02 04:17PM
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SurveyCake 協助你輕鬆完成任務,再繁雜的工作內容也能處理得有條不紊! 

每天的例行公事過於瑣碎繁雜?

行政人員需處理許多日常事務,例訂購全公司的午餐、發放公司物品給新人、籌辦員工旅遊、寄信與收件…等,面對瑣碎雜物時常感到分身乏術。
想要把每天的繁瑣工作事項做到條理分明?記得使用 SurveyCake 這個好用的小幫手!SurveyCake 可以協助你在忙碌的工作中也能有條不紊地處理繁雜瑣事,不管是管理請假同仁、訂購公司午餐或採買文具用品都能輕鬆完成!
 

平常要做的日常瑣事這麼多,SurveyCake 能協助行政完成哪些任務呢?

SurveyCake 如何成為你的工作好幫手?

每天從早到晚需要完成許多任務,總覺得忙不過來?這裡我們為你整理出 SurveyCake 可協助行政人員完成的五大工作任務,透過 SurveyCake 讓你事半功倍,不再因為瑣碎的日常事務感到煩心囉!

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一、人員請假紀錄

紀錄同仁的請假狀況總覺得麻煩且沒有效率?你可以利用 SurveyCake 簡化你的工作流程,透過線上問卷自動紀錄同仁的請假申請,並輕鬆將假單歸檔,不再需要放置「紙本假單」的空間。若想要了解每日同仁的請假狀況,也能在問卷後台輕鬆掌握!
 
調查請假日期:日期題
利用「日期題」,同仁即可填寫特定的請假時間。送出請假單後,系統會自動彙整請假記錄至問卷後台中。

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SurveyCake 問卷後台「明細匯出」中就能清楚看出每位同仁詳細的請假時間,方便紀錄請假申請,也能簡化請假申請流程!

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再次確認填答內容:送出前預覽

擔心同仁填答有誤而回收到錯誤的請假申請內容?你可以開啟問卷「送出前預覽」功能,讓同仁在送出申請前再次確認填答內容,降低後續需要修改的可能性,也能確保回收到正確的資料。

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寄發請假通知:Email 自動通知

填寫完請假申請問卷後,系統可自動寄送回覆給「問卷擁有者」以及「填答者」,讓雙方都能留下申請證明。若想讓「其他團隊夥伴」也能得知請假訊息,只要輸入指定 Email,系統就能自動寄送回覆通知給特定夥伴囉!

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二、午餐訂購

每日訂購全公司同仁的午餐,不僅需要一個個手動填入員工姓名與餐點,還要統計各餐點被選擇的數量。透過 SurveyCake 你可以將員工名單快速置入點餐問卷中,輕鬆統計各餐點的訂購量。
 
置入大量員工名單:批次選項
使用 SurveyCake批次選項」,把員工名單複製並貼在「批次貼上選項」中,只要按下「確定」,就能一秒置入每位員工的名字到選項中,不僅同仁們不需要再重輸入自己的名字,也能避免同仁輸入錯誤唷!

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一眼看出訂購數量:統計圖表
想要得知每項餐點需要訂購的數量,利用問卷後台中的「統計圖表」,透過直覺式的圖表呈現,就不需要一個個統計每項餐點的訂購數囉!
 

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若擔心同仁重複填答,你可以設定「選項數量上限」功能,系統將會自動偵測重複填答的內容,並在問卷介面上呈現額滿字樣不開放選填,避免重複計算餐點。
 

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三、員工旅遊地點票選

一年一度的員工旅遊,是公司同仁們最期待的年度盛事,想要辦給員工最難忘的假期,你可以讓員工票選最想前往的旅遊勝地。使用 SurveyCake 就能做到簡單的內部調查,輕鬆找出員工們最想去的旅遊地點!
 
票選員工旅遊的地點:項目排序
使用「項目排序」功能,員工就能依照心中喜好排序最想前往的旅遊地點,並在問卷後台中快速看出獲得最高票的選項。
 

照片中提到了2021 蛋糕企業員工旅遊地點票選、1 今年想要去哪邊鬆一下?、需排序3個選項,包含了軟件、屏幕截圖、牌、發票、產品設計

在統計圖表中選擇「加權」,各選項將會根據排名獲得不同的權重。舉例來說,排序一權重為三,排序二權重為二,排序三權重為一,依此類推。最後系統會直接計算出每一個選項的總分,並用直覺式圖表立即呈現全體員工最想前往的地區!

照片中提到了填答人數、1今年想要去哪邊鬆一下?、原始 加權,跟卡迪夫有關,包含了軟件、產品設計、屏幕截圖、膳食、軟件

讓員工查看即時票選現況:公開問卷結果

想讓員工得知激烈的即時戰況,只要開啟「公開問卷結果」就能在送出表單後,馬上讓員工查看即時投票結果。想要拉票的同仁,就要趁現在啦!

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四、文具用品申請

每月都需要採買公司員工需要的用品,卻要事先蒐集同仁的申請單據再一一統計?透過 SurveyCake ,你可以一次調查完所有需要採買的項目,並直接透過「明細匯出」整理採買清單,輕鬆完成購買任務!
 
整理購買清單:統計圖表
系統會自動統計用品選擇的次數,並透過直覺式的圖表立即呈現出來,不需要一個個手動紀錄。

照片中提到了文具用品購買清單、SurveyCake J\.、統計圖表)細匯出,包含了軟件、產品設計、屏幕截圖、軟件、圖

五、新進員工用具核對

每當有新同仁加入公司時,總會需要發送公司物品給新員工,舉例來說:公司鑰匙、公司電腦…等。一旦物品項目太多很容易忘記哪些物品已經發放完畢,也很難確保對方已經收到用具。
透過 SurveyCake明細匯出」確認物品是否成功領取,一旦有遺漏,行政人員也可透過問卷後台得知,不需要再互相提醒,提升行政的工作效率。
 

照片中提到了清單、SurveyCake JW.、統計圖 明細匯出,跟金納西奧·摩登諾(Gimnasio Moderno)有關,包含了軟件、產品設計、屏幕截圖、產品、膳食

補發完同仁缺少的用具後,也能透過「備註」註記「已補發」,留下紀錄後就不怕忘記已領取過囉!

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平凡的任務也能處理的有條不紊!

每天要處理的事情仍然很多,但你可以選擇 SurveyCake 協助你完成每項任務,讓 SurveyCake 成為你工作的最佳拍檔,往後工作再繁瑣也能輕鬆解決!

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如有任何問題或合作意願,歡迎隨時與我們聯繫!

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