封存郵件是什麼?Gmail封存郵件作用、開啟方法、與刪除的差別

2021.03.10 03:13PM
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每當使用Gmail瀏覽電子郵件的時候,常常會看見「封存」的選項。不像一般寫信、寄信等一般常用的功能,「封存」會讓郵件從收件匣中消失,但是卻又無法在垃圾桶中找到。事實上,「封存」信件和常用的「刪除」不同,只是將信件移出收件匣而已。那麼將信件「封存」的用意是什麼?封存後的信件要在哪裡找到呢?本篇將依序解答。

郵件封存:方便收件匣整理

根據Google官方對郵件封存的解釋,封存功能用於「清理收件匣中的信件」,因此如果已經獲得信件中的資訊,想要清空收件匣、卻又不想要把它刪除的話,就可以使用封存的功能。

在選擇「封存」選項後,封存的信件會從收件匣中移出,移至「所有郵件」的標籤裡。也因此,封存後的郵件可以在「所有郵件」的欄位中找到。

▲在Gmail信件的上方工具列中,可以看見封存的圖示。

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▲在收件匣中,也可以直接點擊圖示選擇郵件封存。

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▲封存過後的郵件會出現在「所有郵件」的欄位中。可以看見信件標題前方沒有「收件匣」的字樣。

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▲選擇上方的「移至收件匣」即可讓郵件回到原本位置。

封存後的郵件仍可接收到回覆、可被搜尋

封存郵件僅是將信件移到另外一個地方儲存,因此如果信件有新的回覆,該信件就會重新回到收件匣裡面,另外當進行Gmail內部信件搜尋時,已封存的郵件同樣可以被系統找到。

若是不想要再看到這封郵件了,用戶可以選擇將信件刪除或是「略過」。刪除是將信件丟入垃圾桶,可以手動或是自動完全清除,至於「略過」則是將此信件「靜音」,信件同樣會被移至「所有郵件」欄位裡,不過不會再出現回覆的訊息。

郵件封存、略過、刪除:

  • 封存:郵件離開收件匣,移至「所有郵件」,收件匣會接收到回覆
  • 略過:郵件離開收件匣,移至「所有郵件」,收件匣不會接收到回覆
  • 刪除:郵件移往垃圾桶

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▲在信件上方的工具列中,可以選擇「略過」。後續亦可於同一個地方解除略過的狀態。

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▲選擇「略過」的郵件也會出現在「所有郵件」裡,會標註此封信件為「略過的項目」。和封存不同的是,略過郵件等於靜音,後續若有回覆,也不會出現在收件匣當中。

手機可滑動進行郵件封存

如果是在手機上使用Gmail,Android用戶可以透過設定的方式開啟或關閉「滑動封存」的操作方式,至於iPhone或iPad用戶則是以直接點選封存圖示為主。在沒有特別設定的情況下,Android用戶按壓郵件後左滑或右滑即可封存郵件,但也可以設定成左滑封存、右滑刪除等個人化選項。

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▲Android用戶可以至Gmail的「設定」中進行封存郵件設定。

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▲進入設定中,選擇「滑動動作」,接著可以看見滑動動作的功能設定。點選後就可以選擇功能選項,或是取消滑動封存。

封存、略過功能整理收件匣

有時候信件太多,收件匣容易漏信,因此善用封存、略過功能能夠保持收件匣整潔,也能夠妥善保存重要信件。另外,Google近期調整帳戶儲存空間異動措施,未來長期未使用的Gmail閒置帳戶、儲存空間超量使用者都將受到影響,如果有閒置中的Gmail帳戶,避免被官方刪除的方法可見「避免Gmail、Google Drive、Google相簿閒置2年被砍,閒置管理員警告設定與教學」。

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