因應武漢肺炎的遠距工作與教學需求, Google 開放 G Suite 和 G Suite 教育版免費使用 Hangouts Meet 視訊會議進階功能

2020.03.30 04:34PM
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照片中提到了G SUITE、遠距工作要點:IT人員可以為異地辦公做好、哪些準備,包含了圖標、Google雲端硬碟、G套房、郵箱、圖標

武漢肺炎使得全球人心惶惶,為了避免風險,許多公司紛紛宣布居家辦公與遠距辦公,也有一些學校採用遠距課程,也因此與遠距辦公相關的硬體與服務蔚為盛行,例如 Zoom 就獲得不少企業青睞;而作為重要雲服務的供應者, Google 也整理旗下遠距工作的資源供企業與教育機構參考,同時更宣布至 7 月 1 日前開放進階 Hangouts Meet 視訊會議功能供 G Suite 和 G Suite 教育版的機構免費使用。

此次開放的 Hangouts Meet 進階功能包括更大型的視訊會議,提供直播與會議錄製,使線上會議、線上教學的型態更能因應疫情的加劇提供更多人的遠距辦公參與。 

Google 建議為了符合遠距辦公的效率與安全需求,企業 IT 人員可將受到管理的設備進行合適的存取政策,使不同層級的員工在遠距可取用所需的資源,同時在提供遠距辦公的過程,可利用分析使用趨勢了解員工數位工具的使用情況,並將這些使用情況提供給員工參考與效法。

同時為了使遠距辦公仍能順利協作,除了例行的視訊會議互動以外,可在員工同意下進行會議錄製,提供給可能因特殊原因無法參與的員工了解情況,另外可透過群組聊天與文件共享,使遠距工作的彼此掌握進度,或是進一步架設內部網站提供重要資訊與資源整合,此外藉由共通行事曆,可使彼此了解會議安排,避免時間衝突。

或許在因為武漢肺炎造成員工必須遠距辦公前,員工對數位工具的熟悉度還不夠, Google 也建議企業可與員工溝通,如是先建立團隊的群組,以電子郵件提供團隊分享資訊,並依照不同專案設定獨立的群組,同時透過聊天室功能進行討論;此外建立共用雲端硬碟共享資源固然重要,不過也別忘了設定分享權限,共同編輯文件與增加操作與註解,加速彼此協作的效率;同時 Google 協作平台可使團隊輕鬆建立專屬內部網站,提供公告、成果展示與存取 G Suite 相關內容。

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