教職員必備!用線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務

2021.07.09 01:40PM
照片中提到了教職員必備!、透過線上表單輕鬆管理班級事務、SurveyCake,包含了動畫片、類、課堂、問卷調查、學校

點名請假、舉辦活動、家長回饋,被一堆統計記錄搞的頭昏腦脹嗎?

新冠肺炎疫情持續延燒,身為老師的你準備好了嗎?

在老師的日常工作中時常需要做有關「統計與記錄」的事情。很多老師在統計資料時會選擇紙本記錄的方式,但紙本其實是最耗時、最不精確的!

當你設計好紙本表格或題目內容時,還必須印刷出來、再交由學生或家長填寫,最後一個個回收 Key-in。耗費這麼多時間,你回收的資料是完整的嗎?學生是否如實將表單交給家長?學生是否遺失已填答完成的表單?自己 Key-in 資料時是否不小心打錯?

再者,隨著疫情持續延燒,除了現有的遠距教學相關配套措施,還需要更多的線上問卷功能協助老師解決遠端授課難以掌控的「出缺席」、「請假」、「課後測驗」情況。

這篇文章將會以老師的日常工作情境為例,介紹「線上表單」如何輕鬆解決紙本記錄的困擾,有效管理繁雜的班級事務。


1. 請假

受限於遠距教學,紙本請假不再適用,信件傳送又有一定的時效性。針對此情境,SurveyCake 提供 QRcord 及網址連結等傳播途徑,只需在課前透過 email、line 學生群組或是 facebook 社團的方式分享連結,就能讓請假流程更加簡化及方便。

不論是用手機、桌機或平板,學生都只要點擊網址連結或掃描 QRcode 就可以請假。就算學生口頭或電話告知,老師或行政也可以隨手拿出手機記錄請假資訊,降低資料不完整的窘境。

問卷範本頁面-搶先看

抓出符合特定條件的人:篩選組合

若你想知道單一學生的請假狀況,藉由「篩選組合」就能一秒抓出符合特定條件的填答者。舉例來說,若你想查看 Wallis 在全科班的請假狀況,只要設定好條件,系統就能一秒抓出符合上述條件的資料供你查看。

照片中提到了課程請假單、SurveyCake Jv ..、統計圖表,包含了屏幕截圖、數據、產品設計、表、計算機程序

若你想了解更多關於線上請假表單的應用情境,請參考:課程管理必備表單-課程請假單


2. 簽到&點名

透過線上簽到及點名機制,可以有效掌管學生在課堂上的出缺席狀況。

如何建立線上簽到單,讓學生自己報到

但又有效防範蹺課的學生呢?

抓出蹺課遲到的學生:問卷有效日

你可以透過「問卷有效日」設定點名表單的填寫時間,一旦超過指定時間,表單便會自動關閉無法進行填答。如上課時間為 9:00,則設定點名表單的開放填寫時間為 9:00~9:30,超過時間便無法進入填答。

照片中提到了問卷有效日。、ON、2020-03-19 09:00:00,跟普瑞納一號有關,包含了設計、設計、產品設計、牌、商標

照片中提到了問卷不在有效期間、2020-03-19 09:00:00 - 2020-03-19 09:30:00,包含了圖形、產品設計、產品、商標、牌

若想避免同學私自幫朋友簽到,你可以透過「問卷網址產生器」,只要建立一份問卷,系統就能自動為每位學生產生專屬的問卷,並將學生的基本資訊帶入問卷中(e.g. 學號、姓名)等,限制學生只能填寫自己的簽到問卷。

若想知道「問卷網址產生器」的實際應用,可以參考:「問卷網址產生器」一次建立大量客製化問卷

課前要點名、課後要 key-in,既費時又費力。

除了讓學生自行簽到,你也可以透過「出缺席點名表單」進行點名,同時記錄缺席的學生狀況(如下圖)。點完名送出表單後,資料就會「自動記錄」在問卷後台,不用再額外花時間 key-in 歸檔,也不擔心資料記錄錯誤。最強大的應用是「問卷結果分析」,你快速可以查看單一學生缺課次數,也可以查看特定課程或日期缺課的比例。

問卷範本頁面-搶先看

照片中提到了AR:20 A、(N)EVER (S)TOP、LEARNING,包含了軟件、問卷調查、類、學校、課

將學生姓名一次匯入選項中:批次選項

若班上學生眾多,要將學生名字 key in 成一個個選項也必須花一番功夫。在這個情況我們推薦你使用「批次選項」功能,一次貼上所有學生名單,就能一秒變成眾多選項囉!

照片中提到了選擇題型@、暂存區、3,包含了調查蛋糕、問卷調查、數據、形成、工作面試

查看資料分布狀況:統計圖表

當你送出問卷後,系統會自動針對問卷資料產生統計圖表,方便你快速查看單一同學的出缺席狀況,也可以掌握缺席、實到人數的常態表現狀況。

照片中提到了3缺席者、請勾選缺席未到的人、答案選項,包含了軟件、學校、類、課、學生

照片中提到了4缺席人數[囚、計算單位、結果,包含了圖、圖表、圖、圖片、頻率

想知道更多關於出缺席表單的應用情境,請參考以下文章:班級管理必備表單-出缺席點名範本


3.課後測驗&作業檔案繳交

授課老師遠距教學,無法全面管控線上課堂,但又希望能掌控學生的學習狀況。為了掌握學生吸收知識的狀況並即時作出調整,課後測驗與回家作業是充分了解學生學習情況的重要方法。你可以利用 SurveyCake 建立課後問卷,不論是「單選題、多選題、文字題」都非常適合設計成測驗及作業的形式,方便學生填寫卻又不會因受限於題型的限制而使問題失去鑑別度。

照片中提到了3 中国四大奇書的作者分別是推?、|金恵梅-蘭陵笑笑生、|水消傳-施削庵,包含了設計、設計、產品設計、工程、數據

課後作業繳交:檔案上傳題

如果課堂中需要學生繳交字數較多的報告,或是需要附上詳細演算過程的數學測驗,你也可以利用 SurveyCake 協助蒐集。問題不需要太多,只需要簡單的姓名、email 等基本資料,最後再附上「檔案上傳題」,可同時統計繳交的同學,以及留存作業檔案。

透過功能列的上傳設定,可以任意調整檔案設定的限制,目前 SurveyCake 可以接受文件、簡報、試算表、圖片、影片等檔案格式,甚至連音樂課必備的音檔格式也能輕鬆上傳喔。

照片中提到了選擇題型@、標題、★必選日備註,包含了屏幕截圖、2020 年歐洲杯、數據、多媒體、屏幕截圖

蒐集所有測驗回答問卷:綁定雲端

要啟用檔案上傳題前,一定要先綁定一個 Google 雲端帳號(雲端硬碟容量最少需 100 MB 以上),該問卷中搜集到的所有作業檔案,都會自動上傳到這個雲端帳號,即使出了大量的作業,也不必擔心檔案混亂難以整理。

注意!若是沒有綁定帳號,就無法上傳檔案囉!

 

設定綁定的彈出視窗可能會被阻擋,記得要允許來自 SurveyCake 的彈出視窗

 

為確保計算成績時老師和學生之間不會產生糾紛,彼此都留存問卷回覆是最好的保障。老師可以再「感謝 Banner」提醒學生保留問卷答案,也可以透過「Email 自動通知」,即時將作答結果傳送給指定對象。

測驗及作業答案學生自行留存:Email自動通知

只要開啟「Email 自動通知」,設定將信件寄給「問卷擁有者」及「填答者」,每當問卷收到新回覆時,老師和學生就能即時收到 Email 通知,並在信件內瀏覽完整的填答內容。

照片中提到了統計圖表、明細匯出、交叉分析,包含了屏幕截圖、屏幕截圖、產品設計、商標、字形


4. 家長回饋與資料蒐集

在課堂之外,家長也時常給予老師教學回饋,如教學進度太快導致孩子跟不上,或其他需要麻煩老師多留心的地方,如孩子近期的交友狀況、情緒表現異常等…。

以上諸多注意事項,家長有可能是在聯絡簿上註明,也可能在 LINE 丟個訊息,或直接打一通電話給老師,瑣碎的資訊從四面八方而來。

老師,您真的記得住嗎?

再者,受到疫情影響,要透過單一螢幕觀察學生的舉動更是難上加難,若這時能得到家長給予老師的教學回饋,就可以適時根據回饋做課程上的微調,那對維持課程的品質也是大有幫助。

為了改善老師所面臨的困境,進而有效提升帶班品質,我們誠心建議老師可以建立「線上問卷」來蒐集並記錄各方家長的回饋。

 

使用線上問卷蒐集回饋有什麼好處?

一、統整回饋

首先,線上問卷可以將所有家長的回饋建議統一儲存起來,不僅可以即時回收意見,還能一併解決資訊雜亂各處的問題。而就算家長臨時口頭告知,老師也可以將他們的意見記錄在表單中。

老師有空時便可上網查看完整的表單回覆,SurveyCake 線上表單支援各種裝置,不管手機、平板、桌機都能完美支援,再也不怕遺漏各種重要細節。

二、避免記錯

因為老師要記的東西實在太多太瑣碎了,記憶混亂以致拼湊錯誤的情形常常發生:到底是 Judy 還是 Debby 隔壁的同學上課太吵?是 Jerry 還是 Wallis 的功課跟不上?

透過線上表單可以完整保存填答者的回饋,有效避免記錯搞混的窘況發生,老師只要在一個地方便可查看完整的第一手資料,不用再花額外腦力去記繁雜瑣碎的細節。

三、掌握重點

家長的回饋這麼多,有些回覆很長,有些卻很短。面對龐大的回覆量,該如何快速抓出整體回覆的重點呢?例:有些家長反應教學進度過快,有些覺得過慢,究竟絕大部分的家長意見為何呢?

老師可以透過篩選組合功能建立「關鍵字清單」,快速抓出含有特定關鍵字的回覆,例:老師想知道多少人認為「教學進度太快」,只要家長回覆內含「快、聽不懂、跳、跟不上、放慢」等內容,系統就會一秒抓出含有以上關鍵字的回覆,方便老師查看。

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使用篩選組合功能,快速建立關鍵字清單

如何蒐集各方家長回饋?

若家長習慣透過聯絡簿等紙本溝通,老師可以將「QRcode」貼在聯絡簿的封面或開頭,家長只要掃描一下就能進入問卷給予回饋。

若家長習慣線上溝通,老師可以將「問卷連結」傳到 LINE 班級群組或寄 Email 給各家長填答。

照片中提到了家長意見調查、SurveyCake JM.、簡卷設定→ 編輯類目 → 外截設計→愛伟周卷,包含了網頁、問卷調查、Google表格、面試、數據

分享問卷三途徑:QRcode、問卷連結、程式嵌入碼


老師,全能學生保母。

相信上述所提及只是新冠肺炎疫情之下,繁雜班級事務中的冰山一角,

尤其高國中小學的老師,除了必須教授專業科目外,還需要常常處理一些日常班級庶務,甚至連舉辦課外活動都要納入老師的管理範疇。

隨著疫情漸入尾聲、校園生活回歸正常,舉凡班遊、家長座談會等時常需要調查出席資訊,若活動涉及金流又更加麻煩,畢竟許多導師及家長都不太放心將班費或報名費交由孩子手中。

5. 舉辦活動

老師必須時常舉辦各種活動,如家長座談會、班遊、戶外教學…等,這時候就需要統計預計出席的人數及基本資料。

你可以將「活動說明、資料調查」等資訊列在線上表單中,再將表單的「QRcode 或網址連結」傳送到 LINE 班級群組或各家長的 Email 以供填答。而家長填完問卷後,資料就會自動上傳到問卷後台,所以也不用怕資料遺失或人工 Key-In 錯誤囉!

【以班遊為例】

活動問卷架構

照片中提到了問卷視覺、問卷文案、開頭,包含了角度、形成、問卷調查、外匯市場、教學

活動報名表範本-搶先看

報名表最主要的目的是清楚說明活動內容,並協助老師輕鬆統計出席人數。

照片中提到了99、画 - ,, 之所有内 出更、二十,的理人, 本之内, 重主成,包含了google 報名表格示例、問卷調查、Google表格、形成、數據

如果活動有金錢費用的需求,如報名費、班費、材料費等,你可以透過「感謝頁轉址」功能,在活動報名表的最後安插「匯款確認表」,家長便可透過匯款的方式繳交費用,如此一來「繳費名單和繳費日期」都能清楚掌握,收錢不再是個令人頭痛的環節囉。

匯款確認表範本-搶先看

透過匯款確認表記錄匯款資訊,方便老師清楚掌握繳費狀況。

照片中提到了匯款確認表單_Template、匯款日期、請於國款後再填寫建表單,並請必認資料無談。地收據將於主辦方對帳作業完成後,寄至您於報名表中提供的地址。,包含了屏幕截圖、類、學校、Google表格、課

以上範本都在 SurveyCake 問卷後台,內含五十多種免費範本可直接套用,範本內容和細節均能自行修改。

照片中提到了向日葵A班班遊、各位 PAPA、MAMA 你們好。、這份是向日葵A班的暑期班遊報名表。,包含了公共領域的向日葵圖片免費下載、圖片、照片、攝影、向日葵屋

班遊範例

6. 訂購

校園生活中,老師也時常需要訂購學習評量、班服等,一個個手動記錄太花時間。當不小心弄丟紙本記錄單時,重頭調查是小事,若訂單具有時限性而來不及再調查一次時,才是令人頭痛的大事。

透過線上表單解決訂購事宜,隨時利用手機記錄回覆,既方便又不怕資料遺失。沒時間建立表單?SurveyCake 後台免費提供訂購登記範本讓你直接套用,範本內容及細節均能自行修改。

照片中提到了4、請選擇系服尺寸、肩寬,包含了圖、Google表格、問卷調查、形成、平面設計

照片中提到了4、請選擇系服尺寸、肩寬,包含了圖、Google表格、問卷調查、形成、平面設計


7. 家庭訪問

小學生上課一段時間後,老師便會進行家庭訪問,到府訪談前必須調查老師與家長可行的時間。同樣的問題,老師只有一個,班上的家長有這麼多人,要喬好每個家庭的時間又是一大工程。

如果,老師可以先提供所有可行的時間供每個家長選擇,並限定一個時段只能被選擇一次,將能有效減少雙方來回溝通的時間。

在線上表單裡,老師可以用單選題來調查家庭訪談時段,並透過「選項數量上限」來設定每個選項可被選擇的次數,如此就能自動阻擋時段被重複選擇的窘境,讓調查更有效率、不費心力!

照片中提到了家庭訪談時間調查、開始填答、1,包含了屏幕截圖、產品、屏幕截圖、牌、綠色

 

 

自動化管理瑣碎班級事務

隨著科技進步,善用線上工具自動化管理繁瑣細節,除了省時省力,在資料蒐集和應用上也更深入完整。

我們希望能減輕老師工作上的負擔,省下更多時間而成果更好。三秒鐘免費註冊 SurveyCake 會員,透過線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務。

照片中提到了免費註冊,跟議會有關,包含了圖形、問卷調查、數據、形成、Google表格

如有任何問題或合作意願,歡迎隨時與我們聯繫!

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