員工績效考核該如何做?人資們看過來!

2022.06.02 12:00PM
照片中提到了SurveyCake、應用教學:績效考核、發展個別員工及團隊能力,促進成長,包含了使用、顧客、市場行銷、信息安全、服務

想有效引導員工發展?善用 SurveyCake 問卷輔助績效考核流程,完整掌握員工表現與回饋

績效考核是定期評估員工工作成效的重要指標,更是每年加薪、升遷的依據。但除了掌握員工表現,績效考核也應著重在挖掘員工潛質,創造更多工作成就感與價值;反之,若員工價值遭受漠視,認為留任無發展性,企業就有可能失去人才。

為了吸引與留任人才、達到企業倍速成長的目標,績效考核的目標不僅止於盈餘分配,更是人力資源的策略基礎,以此延伸出適合於員工、管理者與團隊有效發展的工作環境,提升工作績效,並透過績效考核發現問題、即時改善,為企業與員工創造雙贏、達成目標。

接下來的文章將詳細介紹企業內部績效考核流程,並加入問卷應用內容,教你如何使用問卷製作績效考核表單!

制定績效考核的四大步驟

績效考核本質是一種公司成長歷程的管理,而不僅僅是對結果的考核。透過不斷的對談與溝通,評估員工的能力與工作績效,了解員工對主管與公司的期待,最終成為培養員工能力、激勵士氣的最佳利器!

接下來,我們依照一套有效的績效管理流程:PDCA(P:Plan、D:Do、C:Check、 A:Action),去解析如何將問卷應用在績效管理中,讓公司內部能即時掌握每個環節的結果,將成功經驗加以推廣、標準化;失敗的規劃、未解決的問題則放到下一個 PDCA 循環裡。

P:目標設定

制訂完善的績效考核標準

企業設立年度或是季度的目標後,可以根據任務分解、逐層落實的方式,規劃出多個短期目標,再從中篩選出真正重要的關鍵指標、剔除原先模糊的、難以執行的項目,最終設立以 OKR 為主、 KPI 為輔的考核方式,明確地為每個部門及員工制定相應的績效評估指標和標準。

D:管理實施

員工自評&反饋

自評表單能讓員工釐清個人的「能力」,同時找出員工對工作的「期待」,並與職場創造連結,讓員工能適才所用。

透過員工自評表單,廣泛蒐集員工月/季/年度的工作狀況或是期許,掌握能滿足員工的工作滿意因素(激勵因素),例如成就感、責任感、事業成長和升遷發展,給予員工最大程度的激勵,刺激工作上的熱情與進取心。

同時,若員工遇到問題或是有其他培訓需求也能利用表單即時反應,主管與人資也能立即調整,避免創造員工的不滿因素(保健因素),例如薪資、福利、工作環境等,增加溝通的機會,積極改善問題。

管理階層效能

在企業考核的過程中除了評鑑員工的工作表現,還需了解員工對管理階層的看法、與上級主管溝通的模式、雙方對公司成長目標的一致性。

問卷調查能幫助企業判斷管理團隊的效能,包括管理者是否平易近人、是否清楚地向下傳達公司目標、是否有良好的危機處理能力等職場上的表現,當雙方目標一致,才能有效發揮團隊綜效。

C:考核評價

管理階層評鑑

讓管理階層對員工及部門績效進行評鑑,找出員工自評、部門互評與主管評量等調查結果中的差異,並根據結果提供更符合需求的培訓計畫或調整部門的工作內容,讓所有員工的感受能趨於一致。

在「員工績效考核範本」中結合「計算模式」,不僅能統一各部門之評鑑標準,還能省去過去大量繁複的計算過程,方便主管或人資蒐集更完整的觀點與見解,並將更多注意力投入在如何因應員工表現做出調整、給予建議。

A:結果應用

目標管理

績效管理的最終目的是讓所有員工一起朝公司的目標前進。經由人資部門與主管共同協商,判斷員工的工作能力與所長,列出各部門及個人目標,避免因設定了無法達成的目標,空耗員工的能力、時間與資源。

綜合上述的調查結果,企業不但能有效掌握員工的工作績效,同時也能進一步發現內部的不足之處,調整公司的營運模式,避免惡性競爭,將互相學習的意識納入績效考核,放大團隊合作、減少單打獨鬥的心態,發揮團隊綜效,促進公司成長!

說了這麼多,如何實際將問卷實際應用到績效考核流程中?

員工考績自評表

為了更好地瞭解員工的工作狀態,企業內部可以透過定期的「員工考績自評表」讓職員們進行第一層的評價,自我衡量目前的工作表現、能力是否與此職位相符,以及工作內容是否能為個人規劃產生加分作用,並根據結果評估員工與公司共同成長的可能性。

員工考績自評表

若此員工剛入職不久,工作還在上手階段的話,建議自評表的內容可以著重在入職培訓、工作熟悉程度、下一季的規劃與目標等,讓主管掌握新進員工的狀況,適時提供協助。

 

別名與預設值

在公司內部針對員工發放自評表單時,可以透過設定「別名與預設值」的方式,直接帶入員工姓名、員工編號、部門等,協助員工更快地完成問卷填答。

進入該問卷後,就會發現第一題已自動帶入設定的預設值

員工績效考核範本

而 SurveyCake 的「員工績效考核範本」,則可以協助主管評核下屬的工作表現,讓企業有效檢視公司提供的資源與員工工作成效之間是否有落差、了解各部門工作的實際情況,更全面地掌握基層員工的強項與弱點。

員工績效考核範本

績效分數有高有低,怎麼考核才公平?

進行績效考核時,建議勿設立過多考核項目,以 4、5 項最為適宜。或許有人認為透過多個考核項目能更全面地檢視員工表現,事實上項目太多反而會失焦,也會增加填寫的困難度。

此外,公司內部可以透過問卷量化考核分數,建立一套標準化流程,避免各部門考核成績出現落差,而 SurveyCake 計算模式就能滿足你的計分需求!

計算模式

使用 SurveyCake 「計算模式」為工作能力、工作態度等指標設定分數,並且使用備註、樣式等補充說明功能,讓管理階層在進行評分時,能更準確掌握本次績效考核的標準與方向。可以參考以下範例:

  • 該員工是否有如期完成工作事項?(單選題)
    • 皆能如期完成(+5)
    • 偶爾稍有延遲,但大部分都能如期完成(+3)
    • 無法如期完成 (+0)
  • 該員工在面對工作時十分積極?(單選題)
    • 非常不同意(+0)
    • 不同意(+1)
    • 普通(+3)
    • 同意(+4)
    • 非常不同意 (+5)

SurveyCake 除了可以滿足加總員工個人總得分的需求,你也能直接在問卷後台的統計圖表中,查看不同部門的考核總分、平均分數,透過「考核平準化」的方式,彙整比較所有部門的平均考核分數,將部門之間的不公平性縮減到最小。例如:總分 9–10 分考核則考績為 A 等、6–8 是 B 等,依此類推。


最後,企業也能綜合上一階段的自評與此階段的主管評核結果,依能力與表現而加薪、升職!

主管滿意度調查

企業經營的成敗除了與員工個人能力有關,管理者所具備的能力也是關鍵因素。優秀的管理人才不僅能夠激發部屬的潛力,也能對組織產生正向的影響。

除了讓管理者進行個人能力自評,你也可以透過「主管滿意度調查」表單讓部屬評鑑主管,從客觀的角度觀察公司管理效能,改善傳統評估方式不足的缺點,進而蒐集到更完善的意見,為公司的主管團隊做出適當的調整並提供有效的指導。


主管滿意度調查表單

 

數字滑桿題

想了解職員對管理效能是否滿意嗎?透過「數字滑桿題」為主管或公司打上推薦分數,然後計算 eNPS(員工淨推薦分數),您便能得知更多員工的想法。

淨推薦分數研究法是透過詢問單一問題,預測填答者推薦的可能性。例如:詢問「你對於公司各面向的整體滿意度為幾分?」,然後讓員工從 0 到 10 分選擇一個分數。員工提供的答案分類如下:

  • 0–6:批評型—不太滿意的員工,極有可能製造負面言論傷害公司口碑

  • 7–8:被動型—滿意但無明顯態度的員工,可能會考慮其他公司的挖角

  • 9–10:推薦型—忠誠的員工,積極且擁有高意願繼續待在公司繼續服務

您可以運用 eNPS 持續監控員工對主管階層的滿意指數,即時從組織內部進行改革,有效改善公司經營的績效。

多行文字&備註

除了透過數字衡量員工對主管的態度,你也可以使用「多行文字」蒐集更多回饋與建議,在問卷後台瀏覽員工回饋時,也可以搭配「備註」功能,為需要花時間聊聊的主管標上註解,仔細的處理每一則員工回饋。

關懷員工狀態、適時調整目標

除了督促員工工作,定期關懷員工工作狀況、培訓情況,了解對公司的想法、建議,並視情況調整目標也是協助企業成長的一種方式。

透過「員工工作參與度調查」了解員工在工作上需要協助之處與工作現況,適時調整目標與工作事項,為每個人量身打造任務,提升工作效率。

此外,你也可以透過表單掌握滿足員工對公司整體的滿意/不滿意因素,或是蒐集員工期待的培訓需求與對公司未來的展望,使他們對工作更加滿意,刺激工作上的熱情與進取心。

員工工作參與度調查


員工工作參與度調查

何時調查員工工作參與度呢?建議企業可以發放「季度」問卷調查,因為一年調查一次可能會錯過調整組織或是協助員工的最佳時機。做最有效的調查,就需要掌握最好的調查時機點!

矩陣題

在員工參與度部分,你可以使用大量的「矩陣題」調查不同面向的態度。把相似的題目以更簡潔的方式呈現,或是透過分類標題將同一面向的題目整理在一個題組中,填答者不僅能有流暢的填答體驗,製作問卷也更有效率,減少不必要的題目與操作。

使用「矩陣題」蒐集回饋後,問卷後台會自動產生整體態度的雷達圖,讓你能一目瞭然公司目前最欠缺與該優先加強的部分為何

使用問卷多面向進行績效評估!

績效考核就是定期對員工完成目標的情況進行追蹤、記錄、評核。

現在就透過 SurveyCake 定期進行內部績效調查:「員工考績自評、員工績效考核、主管滿意度調查、員工工作參與度調查」,掌握員工們的工作行為表現與結果,形塑行為態度,打造符合公司文化和價值觀的幸福企業!

本文經SurveyCake官方部落格授權刊登,原文發表於此


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