開放辦公室已死?更多種辦公室型態將在後疫情時代出現

2021.05.02 08:49PM
照片中包含了辦公室商務人士、辦公室、商人、商業、協同工作

在原本構思中,開放式辦公室希望打破傳統辦公室以隔板創造「距離」的情況,透過開放式設計讓員工交流可以變得更直接、容易,甚至可以讓空間利用度更高,進而降低辦公室建置成本。但在後續實際辦公運作中,卻發現實際互動比重反而更低,更多人選擇直接透過電子郵件或線上傳訊方式進行互動,較常交流情況反而是針對特定議題討論的會議活動,或是用餐休息時刻。

模組化辦公室會成為新一波流行嗎?

在去年疫情爆發之後,讓不少企業行號轉向遠距工作模式,讓員工可在家或其他環境彈性辦公,甚至有不少業者更因此減少辦公室數量。不過,在目前疫情出現緩和之後,業者也開始構思什麼時候讓員工回到辦公室工作,另外也重新思考未來的辦公室環境如何設計。

從早期著重員工個人隱私,藉由隔板隔出眾多個人空間,讓員工更願意將辦公環境視為個人一部分的作法,到後來越來越多網路科技、新創業者加入市場,因為需要討論、協作比重增加,同時也因為辦公空間需要最大化利用等需求,因此美國矽谷開始推動開放式辦公室設計,甚至諸如Google、Facebook等網路科技公司更將辦公室空間與大學校區形式結合,創造隨處可工作、討論,並且進行協作的工作環境,另一方面也將工作環境加入更多生活情境,藉此讓工作者能更融入。

疫情加速數位轉型

不過,在去年疫情影響之下,不僅讓數位轉型、彈性辦公等議題再度被重視、討論,更成為許多企業不得不面對課題,畢竟疫情造成許多限制,更讓許多原本企業運作模式必須改變。首先需要面對的就是如何讓公司在疫情期間如何繼續運作,因此諸如資料、服務上雲,讓員工可透過網路線上辦公等措施,便成為許多企業進行改變項目,同時也讓過去談論許多年的數位轉型,在短時間內進入執行階段。

而在目前疫情出現緩和情況後,雖然不少企業開始規劃何時讓員工回到原本工作模式,但有更多比例則開始構思未來一旦有類似情況時,能否有更合適的因應辦法。

維持遠距辦公的彈性,顯然會是其中一個作法,但是對於部分工作如研發、組裝等,顯然就很難完全以遠距形式進行工作,勢必還是得要回到原本辦公環境才能完成手上待辦事項,因此許多業者在構思重返辦公室工作的同時,更開始考慮未來辦公室環境如何規劃,以利滿足原本辦公需求,同時也能兼具彈性辦公使用模式,甚至更可維持一定健康社交距離。

「開放式辦公室已死」

而早期推動開放式辦公室設計的Clive Wilkinson建築事務所,目前更提出「開放式辦公室已死」的看法。

在原本構思中,開放式辦公室希望打破傳統辦公室以隔板創造「距離」的情況,透過開放式設計讓員工交流可以變得更直接、容易,甚至可以讓空間利用度更高,進而降低辦公室建置成本。但在後續實際辦公運作中,卻發現實際互動比重反而更低,更多人選擇直接透過電子郵件或線上傳訊方式進行互動,較常交流情況反而是針對特定議題討論的會議活動,或是用餐休息時刻。

此外,開放空間同時也產生更大噪音等干擾問題,許多人為了避免受到影響,因此選擇在工作時候配戴耳機,導致促使與外部互動比重更少,同時也讓透過郵件及傳訊方式溝通比例增加,漸漸地也變成辦公環境更加安靜,同時人與人之間的冷漠感也相對加重。

雖然開放式辦公室在過去幾年相當流行,但顯然並非所有工作型態都適合這樣的辦公環境設計,加上在後疫情時代必須維持彈性辦工、保持健康社交距離等需求,Clive Wilkinson建築事務所目前有不同看法。

針對後疫情時代打造新形態辦公室

在稍早提出三大類型、12種辦公環境設計裡,Clive Wilkinson建築事務所提出不同設計,藉此對應不同企業辦公環境使用需求。

其中,結合開放空間與個人隱私空間設計的「圖書館」 (Library)形式,將可滿足有諸多員工配置,同時可彈性擴充辦公座位,以及需要獨立辦公空間使用需求。而以「廣場」 (Plaza)為概念設計的辦公環境,則是融合社交及工作需求,讓工作者能宛如身處咖啡廳環境,既可延續過去遠距工作模式,同時也能更快與其他工作者交流互動,但相對比較適合員工數量相對較少的新創業者,或是採精兵政策的企業。

至於以「街道」 (Avenue)打造設計,則是滿足後疫情時代維持高度彈性辦公,但依然需要辦公環境對應特定工作需求的情況,設計想法源自平常回到辦公室工作的人數不多,或是辦公室僅作為特定需求的使用模式。

其他還包含「多功能空間」 (Multipurpose Room)、「團隊空間」 (Team Room)、「接待區」 (Repception)、「公園」 (Park)、「展位」 (Booth)、「桌面」 (Desk)、「遠距空間」 (Remote Pod)、「健康空間」 (Wellness Room)設計,藉此對應不同辦公環境使用需求。

雖然許多企業如提供WordPress服務的Automattic,早在2017年就決定關閉位於舊金山市區辦公室,認定僅需透過網路即可完成所有業務,因此將建置辦公環境成本轉變成資助員工網路服務、租用辦公室,或是在咖啡廳辦公時所需開銷,但並非所有企業都以相同模式運作,即便像是Google這樣的網路科技公司依然認為需要保留辦公室空間,而諸如微軟、Facebook等業者也依然需要辦公空間進行特定產品研發。

模組化辦公室可能是下一個趨勢

因應後疫情時代有更多業者傾向以彈性辦公形式繼續運作,許多辦公室空間規劃已經傾向以模組化形式設計,更容易依照企業營運需求動態調整,讓辦公室空間規劃更符合員工彈性及遠距工作模式,甚至不少企業更在辦公環境保留給外部合作夥伴進駐、協作空間,藉此讓辦公空間能有更高運用彈性。

意味未來更多辦公空間使用模式,將更貼近現有共享辦公空間,但其中不同的是這些辦公空間並非對外開放申請使用,而是企業配合營運需求,將辦公空間提供外部合作夥伴使用,類似進駐代工業者廠區的品牌工程人員,藉此縮短與外部業者合作時的討論等互動所需時間。

另外,對於內部員工彈性工作使用需求,這樣的辦公環境規劃也能更有彈性,例如辦公室僅提供必要辦公桌椅等設備,另外也規劃會議室、休息交流空間等,工作者則以公司提供或個人習慣設備進行辦公。

而這樣的發展,關鍵更在於企業必須完成一定程度的數位轉型,例如必須完成資料上雲,所以辦公所需項目都要能透過網路存取,更代表需要做到足夠安全基礎架構設置,以利工作人員能隨時透過網路辦公、存取所需資料,同時也能按照職位、職等等區分存取權限,藉此保障資訊不會外洩或遭竊。

「辦公室」不會消失

事實上,只要企業持續在市場營運,辦公室使用需求就不會減少,即便是遠距彈性工作,依然還是需要找到合適地點才能順利完成工作事項,因此辦公室只會隨著工作型態需求有不同使用模式。

以目前越來越多企業開始推動彈性辦公理念,透過讓工作者有更大自主性,而非透過集中管理方式辦公,進而讓個人工作效率更高。但在後疫情時代裡,雖然不少企業如Twitter、Facebook或微軟仍主張保留員工彈性辦公模式,但也不會因此刪除辦公室使用需求,而是會調整為更符合實際使用設計,Google在日前說明財報時,便提到目前維持讓員工可依照實際狀況選擇在家辦公,或是在日後開放辦公室使用時回到工作崗位,同時也會持續在各地尋找合適地點擴充辦公據點。

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